用法与故事

如何使用印象笔记做好GTD?

如何使用印象笔记做好GTD?

印象笔记团队 2018/01/14

印象笔记团队 2018/01/14

随着工作和生活节奏不断加快,进行高效的行为管理和时间管理变得越来越重要。

每天总是忙着处理一件又一件事情,而新的工作又会接踵而来。不知大家有没有这种感觉:每天头脑里都装满了各种事情,毫无头绪,不知从哪里入手,时不时地就要问自己:我现在应该做什么?然而做一件事情时精力又无法集中,总是想着其他的任务是否完成,有没有更紧急的事情需要处理。所以我们要做的就是清空大脑的内存,大脑是用来思考的,不是用来记事情的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们各种需要完成的事情,应该把大脑从这种思维中解放出来。

而这与GTD的理念不谋而合,GTD的核心理念就是把心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无杂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。

GTD 是 Getting Things Done 的缩写,是一种行为管理的方法,也是戴维·艾伦的一本畅销书,可以将其译为《行为管理》或《时间管理》。GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来,把精力集中在正在完成的事情上面,这也是一种消灭压力的高效工作方法。

戴维·艾伦把GTD总结成一种把繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。在此系统中,艾伦提出了时间管理的五个步骤,即收集、整理、组织、回顾和执行。

  1. 收集戴维艾伦认为压力不是来自于任务本身,而是任务在大脑里的混沌堆积,造成心理的焦虑和抵触。我们要做的,就是逐一清点大脑里的这些事务,把每一个工作任务、想法以及资料通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中,准备好做下一步的处理。
  2. 整理把所有事情放到系统之后,就需要定期或不定期地进行整理。
  3. 组织组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。
  4. 回顾回顾也是GTD 中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
  5. 执行制定好清单之后就可以按照每份清单开始行动了。

项目清单梳理法是了解这五个步骤在实际应用中如何操作的最佳入门方法。通过实践这一指引性、系统性的方法,就能大致了解自己在生活和工作中到底规划了多少项目。从而轻松掌控自己的工作量。

项目清单梳理

无论你是没听说过GTD,还是多年以来一直遵循GTD工作方式。项目清单梳理对于每个人都非常有价值。—大部分人都没法给出一份完整的工作生活项目清单,但同时他们又会说要做的事儿太多,自己“脑力有限”。如果没有一个全面的项目清单,你永远不知道你自己究竟有多大的能力。

如何理解GTD中“项目”的定义?

项目是一个非常广义的词语,不论是数十亿美元的工程建设,或是浴室改造,都可以称之为一个项目。

但是,GTD对“项目”这个词的定义范围更小:即“你承诺要完成的、需要多个行动步骤的任何事情。”

看到这个定义,我们不得不承认,即使是“买耳机”或“准备演示文稿”这种看起来最简单的事情,也需要很多步骤。我们要做的不是在头脑中记住这些步骤,而是使用外部工具来追踪这些步骤。那样的话,我们就可以把任何任务和项目具体化,在项目清单列出所有这些具体行动,只需要关注下一个行动是什么就可以了。

按照这个定义来划分的话,大多数人发现可以列出大约30-100个项目的清单。这就是为什么我们要使用外部工具而不是我们的大脑用来记录了。

想随时跟进你自己的项目?将这些GTD模板添加到你的帐户,创建你自己的项目清单,单个项目,职责范围和每周回顾笔记吧。

第1步:收集

清空大脑

收集项目时不需要判断、筛选、说明、加工、整理或分类,这些都是之后需要做的内容。

首先,使用项目清单模板执行此步骤,我们将在下面的步骤中整理和理清你列出的项目清单。

其中包括:

你头脑中的想法

将你现在萦绕在心头的、耗费很多精力的、稍作规划就可以看到成果的事情确定为一个项目,将每个项目进行命名并着手解决。

例如:“背痛”→预约医生来诊断背痛

日历

查看一下你过去几周的日历:有没有你需要跟进或需要完成的项目?或是需要再创建一个项目跟进已经进行的项目?

展望未来:有没有你需要计划或准备的东西?你是否需要设定什么样的目标?你有没有需要赶上的某个人?

例如:“我需要弄清楚我们在其他团队需要做什么”→计划团队议程

下一步行动列表

你现在在做的事情是不是一个大项目的一部分呢?

例如:“我需要请一位房屋清洁工”→联系房屋清洁工并安排每周的清洁时间

议程

你与他人安排的议程是否属于一个更大的项目呢?

例如:“我需要打电话给琳达”→和琳达制定销售活动计划

公文包/钱包

你为一个项目的下一步行动保留过什么东西作为提醒吗?

示例:钱包中的名片→跟进会议中的潜在承包商

你的物质环境

四处看看你的办公室,家里,车里或书桌上,有没有什么物品提醒你需要完成的项目?

示例:办公桌上的文件→打包并邮寄文件给业务伙伴

数字环境

看看你的电脑桌面,下载文件夹,其他文件夹,书签,电子邮件,浏览器选项卡。你最近查找的一些资料是否和某个项目有关?

示例:桌面上的PDF文章→阅读文章草稿,并向合著者提供反馈

流程或程序

你在工作或生活中的哪些流程可以更高效,更简化或更有目的性呢?日常生活中有没有一些耗费过多时间,感觉太困难,或者你还没有想通的事情呢?

例如:杂货店购物→列出主食类的供应清单,并设置生鲜超市定期送货

自我提升

你想要学习一项技能,养成一个新习惯,开始一个计划或是冒险吗?

示例:即兴课程传单→查找并安排即兴课程

能力建构

你有想要学习的技能吗?你想要从哪一个兴趣爱好开始呢?什么样的项目可以有利于你的职业发展或使你的生活更有趣呢?

示例:电子邮件确认购买在线课程→完成Python在线课程

在此阶段不要担心每一个项目是否都能有成果,或是你能否一直坚持下去。只要有想法,写下来就好,同时也不用纠结于如何命名这些项目。

你可以用清空大脑完成这个步骤,看起来就像这样。

1.预约医生来诊断背痛

2.计划团队议程

3.找到房子清洁工,并安排每周的清洁时间

4.与琳达开展销售活动计划

5.跟进会议的潜在承包商

6.打包并邮寄文件给业务伙伴

7.阅读文章草稿,并向合著者反馈意见

8.收集主食供应清单,并设置定期交货

9.查找并安排即兴课程

10.完成Python的在线课程

下一步,我们将决定如何处理这些项目。

第2步:整理

优化你的清单

在第一步中,你已经把你头脑中的所有可能的项目列到清单中,可以清晰直观地看到有多少项目。现在你需要做的就是整理这些项目,使其更加清晰化并且更具有操作性。

继续使用项目清单模板执行此步骤,将项目从大脑倾倒部分移动到项目列表部分。

有一些选项要考虑:

删除显然不是项目的任何东西。有时候,你写下的项目之后你会发现自己根本不可能实现或是真的不感兴趣,这些项目就可直接删除了。

将“将来/可能”项目移到清单的底部

合并会产生同样成果的项目。例如:如果你有“对比选择计算机”,“备份和重新格式化当前计算机”和“预留计算机购买预算”等相关项目,则可以在称为“购买新计算机”的总体项目中合并它们。

如果项目是一次性任务,请将其添加到日历中。例如,“到机场接妹妹”,这个项目就是不需要时刻记录的事情,所以只要把这个行程添加到日历中,就会作提醒你做这件事。

所有委托项目,即使你将项目委托给其他人,如果你仍对项目结果负责,你就需要创建一个委托项目清单跟进此项目。

第3步:组织

确定每个项目的结果或目的

只有你确定了一个项目的预期成果,你才算创建了一个项目。在此步骤中,你将确定每个项目的预期成果,然后把项目移到单个项目模板中。

继续使用单个项目模板执行此步骤,将项目从“初始项目”部分移至“单个项目”部分,以便确定所需的结果。

有些项目有非常明确的目标,比如说:增加100个新客户或25个销售量。而有些项目的预期就不是那么明确了,例如;“与家人团聚,度过一个有意义的假期。”

可以指导我们制定的目标实现具体成果的一个有效的指南就是S.M.A.R.T. 机制:具体的(Specific)、可衡量的(Measurable)、 可实现的(Attainable)、有相关性的(Relevant)和有时限的(Time-bound)。此机制下可以指导我们尽可能切实具体地实现我们的目标,而不会被宏大的,鼓舞人心的“人生目标”分散注意力,而只是关注于这个项目的结果是什么?

以我们的列表为例:

1.预约医生来诊断背痛 [结果:到2018年3月1日为止,背痛得到解决,终于可以舒舒服服睡个好觉了]

2.计划团队议程 [结果:团队清楚地知道需要完成什么,明确知道在2018年2月19日星期一之前确定议程中每个项目的下一个行动是什么]

3.找房子清洁工,安排每周的清洁时间 [ 结果:在日历上标注每个星期的清洁时间,到2018年4月1日之前房子一直非常干净]

4.与琳达共同开展销售活动 [成果:2018年12月15日前,领导批准了销售活动,分配预算,并向团队做简要介绍]

请记住,S.M.A.R.T.中的’T’代表“有时限”,这意味着每个结果都应该有一个截止日期或时限,无论这是一个严格的最后期限还是一个相对合适的期限。

在第二栏中写下你为每个项目确定的结果或目标,在第三栏中写出时限或截止日期。

可根据每个项目实现的预期成果,具体化项目的标题。

同时也可以对每个项目预期成果做细致描述,清楚知道项目完成时具体成果到底是什么样的,这样才能够心中有数,有条不紊。

可以添加每个项目的状态,如:确定,组织,整理、更新、创建、提交、设计、发布、实施、解决、交付、完成等等。

如果你发现自己使用如管理,监督,担保或最大化等词语描述项目状态,说明这很有可能是职责范围,而不是一个项目。责任范围划分是生活中不可缺少的一部分,而且要遵循一定的标准,例如:健康、财务、公寓或生产效率。记录这些也是非常重要的,但不属于你的项目列表的一部分。

您可以将这些项目移到职责范围模板中,与您的“项目列表”分开管理。

第四步:回顾

每周检查你的GTD清单

查看整个清单,问自己一些基本的问题:

这份清单是否完全代表了我的优先事项、兴趣、价值,和长期目标?

我在哪些职责范围内有太多项目?或是项目根本不够?

是否没有任何项目达成非常重要的成果或目标?

我是否将时间或注意力放在了没有明确结果或目标的事物上了呢?

如果有什么不清楚的地方,可以问问自己:“我真正想要完成的什么?”或者“做这个的意义何在?

问完自己这些问题后,有没有任何你想要删除,延期、以后再议或是需要写清楚的项目呢?

使用印象笔记每周回顾模板回顾你一周的项目情况吧。

加分步骤:确定项目优先级

确定每个项目的任务或信息的优先级可能会让你觉得非常头疼,因为我们试图同时决定几件事:

这很重要吗?

这很紧急吗?

它属于一个重要的项目吗?

它属于一个紧急的项目吗?

这个细节不重要还是非常重要?

您可以通过在项目级别而不是在任务级别预先确定工作优先级来减少大量的决策。根据每个项目在任何一周内应该占用的精力的多少,将列表从最高优先级排序到最低优先级。每周做这个工作将有助于在一周内做出精确的决定。

由于项目不断变化和发展,每周回顾是一个您需要定期进行的练习。高级GTD教练梅格·爱德华兹说,每周回顾是GTD的“至关重要”的一步,你可以回顾本周的项目进展和成果,并更新你的项目清单。

如果你远离工作喧嚣,以更加平静的心态做这个回顾的话,你会发现你可以全部掌握这一星期的项目,你越来越以一个多重项目的管理者而不是单个项目的负责人来思考问题,并平衡项目的所有风险和回报。

第5步:执行

提高效率,减少压力

按照每份清单开始行动,手握清晰的项目清单,你可以随时执行任务,而无需记住每一步行动是什么。GTD 的目标就是将你为之焦虑,紧张或是感觉困难重重的任务整理成一个个清晰的项目,把它们都写下来并安排好下一步的计划,轻松做好时间管理和项目管理,高效工作,提高效率。

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