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工作总是“似曾相识”?摆脱重复只需3步

工作总是“似曾相识”?摆脱重复只需3步

印象笔记团队 2017/11/20

印象笔记团队 2017/11/20

这种事情算是屡见不鲜了:为了完善工作时一闪而过的灵感,我们往往需要不少时间来制定计划。我们可能会做幻灯片,提出创意,并把推出的计划落实到位,还幻想着能大获成功。但某个同事无意间提及他们三年前也有过同样的想法,不过当时并没有成功。又或者是在五年前试过,但是在两年前中断了,就在我们来这工作之前。

我们顿时变得像泄了气的皮球一样灰心丧气,不敢相信这种事居然没有记录,又或者说是有过记录,但就是找不着。难道没有人记得公司曾经做过这个项目吗?

也许让你抓狂的事还有着另一个版本:在公司大会前的几分钟,你想起来需要在会上展示一个图表,但不知道这个表是谁做的。现在还存在电脑里吗?还是在其他人分享的平台上呢?是不是在共享硬盘里的某个文件夹里放着?文件名又是什么呢?你越来越着急,于是就想“算了,我能现做一个。”于是你就把记得的数据放在一起,做出一个新图表。现在,同一个文件有两个版本。以后,其他人可能会对原来的图表做些改动,然后就有三个了。你复制了一个已有的文件,浪费了时间和精力,而且如果这些文件同时出现的话,还可能造成一系列的混乱。

这些情景听起来像是职场情景喜剧中的情节,然而却经常在世界各地的公司里上演。其实,这些状况都是可以提前预防的。不过没看过这篇文章的人就不一定做得到了。

只需3步,拒绝重复

大家都是普通人,而公司又在快速发展;除非你的团队是由具有超强组织能力的人组成,否则你不可避免地会遗漏一些工作细节,这很正常。但这并不意味着我们一定要重复办公。实现系统化存储可以提高透明度,轻松找到所需文件,而且可以确保永不丢失。但是你该怎样上手呢?

1.将所有文件存储在同一平台。

有些团队成员在工作中可能更喜欢使用微软Office,而其他人则是Google Drive的忠实用户。然而如果将文件存储在这么多地方,在具体使用时,已有的工作成果很难借鉴到现在的工作当中。如果把所有文件都存储在印象笔记企业版里,任何员工都可以快速搜索找到所需文件,省去在不同平台存储造成的麻烦。这种前所未有的透明度可以防止重复以前做过的工作。另外,你也可以快速搜索你的同事所做的工作,看看他们做了什么,或者看看其他人当前的工作,这些都能帮到你。

无论是Google Drive 中的文件,office文档和PDF,还是图片,都可以放到印象笔记企业版里。你甚至可以把从Slack截取的重要聊天内容添加到笔记当中。将每一个项目保存在单独的笔记本中里,或使用标签将不同的笔记本分类整理。别忘了与你团队的同伴或者是其他团队共享这些笔记。记住,只有每个人都将自己的所有工作成果都添加到印象笔记,这种方式才能达到最好的效果。如果在同一工作空间内,笔记中的所有内容和创意都可以有效地应用到最终方案中,每个人都可以节省时间和金钱。

别以为项目结束就万事大吉了。把所有与项目有关的信息都记录下来,放到笔记本里。这样一来,下次你或你的同事如果对此项目有更好的想法,他们就能轻松的在你的基础上进一步推进。(还能验证哪些想法有用,哪些想法没用)。

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2.做好前期工作。

在要开始新项目时,最好坐一些前期研究。比如:此类项目之前有人尝试吗?如果有的话,项目是怎么进行的呢?之前的工作中有没有一些是你能够拿出来再利用的成果呢?如果每个人都把他们的材料放到印象笔记企业版里,即使最初的工作是在几年前完成的,或是做这项工作的人已经不在这个公司了,你仍然可以在短时间内完整查阅之前的所有工作成果。

看看这些公司是怎么使用印象笔记企业版确保完成的项目和曾经舍弃的想法变成可以随时随地使用的参考资料的。

3.共享资料。

完成一个项目后,你应该为将来打算,将工作的成果好好保存起来。你可以与团队成员分享成果,或在公司内部公布,确保其他人可以运用这些成果。制定一套统一标题和标签使用的规则,可以让事情变得更简单。这样以来,所有的工作成果都可以轻松搜索查找,其他人也可以很容易的了解到哪些笔记内容与他们搜索的内容有关。

另一个你可能爱不释手的功能可能就是创建目录了,有了这个功能,下次查找项目相关的文件只是分分钟的事。

重复性的工作不但劳神而且费时,但是有了良好的工作习惯再加上印象笔记企业版,你的团队就再也不用从零开始,而是站在了巨人的肩膀之上。

 

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