【成功案例】建筑公司如何在团队部署企业版

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【成功案例】建筑公司如何在团队部署企业版

印象笔记团队 2017/01/06

印象笔记团队 2017/01/06

RCKa是一家伦敦建筑公司,他们用印象笔记企业版作为内容管理和协作工具。

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RCKa用印象笔记企业版为正在施工当中的建筑场地拍照、将所有纸质文档扫描到印象笔记做备份;并利用搜索功能查找团队共享的所有知识,快速提取所需信息。企业版能够识别图片内的手写和印刷文字,以及进行PDF全文搜索,设计图纸再多也不怕。

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拉塞尔•柯蒂斯(Russell Curtis),2011年度英国建筑师奖的得主,他也是RCKa的创始人。一起听听他来讲述公司是如何使用印象笔记企业版的吧。

从管理团队信息开始

大约四年前,我开始使用印象笔记,去年开始,印象笔记企业版成为我们建筑公司的核心工具。

我的公司RCKa 是一家起步不久的建筑公司,我们团队一直在寻找更好的信息管理和分享方法,辅助我们进行质量监控。由于我们团队中的部分成员已经是印象笔记的用户,于是我们决定将企业版用在整个公司。作为一家特许经营的公司,我们必须有一套正规的质量监控流程,因此我们引入了印象笔记企业版,可以用来录入信息,公司内的其他人也可以随时访问。到目前为止,我们公司的一切都存放在企业版中。

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打造团队知识智库

印象笔记企业版不仅被公司里的每个人用在各种各样的项目中,也已经成为公司最通用的数据库。我们把作品样本(包括素材、有趣的建筑等)和有用的信息(比如从各种期刊和网络上搜罗来的经典案例)都保存在一个共享笔记本中。我们会为所有的笔记都加上标签,并且源源不断的往这个笔记本里添加内容。在使用企业版之前,这些资料都放在一个大家都可以访问的服务器上,但服务器是文件夹的组织结构,根本无法随意而有序的管理这些信息,因而也得不到充分的利用。在企业版中,一切都可以都是可以搜索的,而且在路上也可以访问。比如,我们想搜索石灰砖墙的建筑,或者艺术馆,只需要在企业版中输入几个关键字,就可以快速找到这些信息。

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随时随地开启项目协作

用印象笔记企业版保存一个建筑项目相关的所有信息实在太有用了,无论走到哪儿,这些项目文件都如影随形。比如,团队中的任何人到建筑施工现场勘察,需要查看图纸或者什么资料,立即就能在iPad、iPhone或者笔记本上找到。对每个项目,都有一个共享笔记本,所有文件都井然有序的存放起来,方便研究查看。

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无论我们在办公室还是在建筑现场,我们都可以随时往共享笔记本里添加信息。我们已经把印象笔记企业版当作执行每一个项目的正式工具来用了。在办公室,我们有一台扫描仪,会扫描很多做了标记的图纸,我们将这台打印机配置为扫描完成后,自动通过邮件发送扫描图纸到印象笔记企业版,进行备份。当一个项目完成后,我们通常都会到现场查漏补缺,对所有细节和未完成的部分,加以修正和完善,因此我们会提前在印象笔记中把需要确认的项目细节罗列出来,现场只需要用手机一项项确认即可。现场确认时,也可以用印象笔记移动客户端进行拍照,并标注出需要修改和完善之处,这些也会自动同步到企业版笔记中。回到办公室后,就可以直接在电脑上查看所有已经同步好的现场笔记,然后再进行总体评估,看看还有哪些补充即可。

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印象笔记企业版让我们的工作更自由,有同事不在办公室,团队协作也完全没问题。我们大家几乎把所有信息都共享在企业版,包括往来邮件,方便随时搜索,就算有人外出度假,其他团队成员也可以找到相关信息,给客户更快的响应,随时知晓项目进展。

特色用法

印象笔记企业版用的越多,就会发现越多有趣的用法,可以说,我们和印象笔记一起成长。最近,我们发现印象笔记的定位功能实在太强大了!在参观典范建筑时,进行拍照,就会自动加入定位信息,如此一来,我们每次到国外参观这些知名建筑的同时,也进行了地点记录,在地图中一下就可以看出还有哪些地方需要去。这是一种全新的信息筛选方式。


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