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如何用印象笔记进行会议管理

如何用印象笔记进行会议管理

印象笔记团队 2018/03/29

印象笔记团队 2018/03/29

会议的组织和管理是工作中非常重要的一部分,在会议上所有参会者可以沟通项目进展,了解团队的总体发展情况。然而大多时候由于会前准备不充分、会上讨论不高效、会后总结与追踪不及时,使得会议的作用没有发挥到最佳。使用印象笔记,就可以轻松管理会议议程,做好会议记录,同时还可以添加、共享笔记和笔记本、添加附件文件等,印象笔记就是管理会议最理想的工具。

会前准备


创建会议议程模板

在创建会议议程时,对于每次会议都包含的项目,可以创建一个笔记模板,用于会议议程和会议记录。

屏幕快照 2018-03-28 下午4.38.34使用会议议程模板与所有参会人员共享,将会议的时间、地点、会议目标、会上讨论的项目以及预期成果添加到会议议程当中,这样所有的参会人员都可以保持信息同步。点击此处,获取会议议程模板

复制会议议程模板以供以后会议使用,可以在下次会议时自动调整和修改其中信息,同时还可以将所有会议记录保存在指定的笔记本中,方便查找。

建立相关资料链接

会上讨论的项目一定会涉及之前的项目文件以及相关资料,可以通过添加链接的方式整合所有会议所需资料。

在准备会议议程时,可以将外部链接和笔记链接添加到会议记录的笔记中。若要添加外部链接,可以选择并右键单击笔记中的项目,然后选择 链接>添加…

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若要链接到印象笔记中的其他笔记,可以右键单击列表视图中的笔记,然后选择复制笔记链接,将链接粘贴到会议笔记当中。

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通过添加链接的形式,无论是将过去会议的成果添加到当前议程中还是就之前的项目资料进行讨论都非常方便。

共享会议议程

提前与参会人员共享会议议程笔记,让大家了解会议内容,做好参会准备,提高会议效率。在共享时,可以设置他人查看、编辑和邀请的权限,这样大家就可以对相关项目进行更新,向议程中添加附件文件等;而且印象笔记可以追踪笔记的最新修改和更新,这样所有共享成员都可以了解项目的最新进展,如果有两个人对同一条笔记进行更新时,印象笔记就会自动复制冲突的笔记,保证重要内容不丢失。

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设置提醒

印象笔记的另一个非常实用的功能就是设置提醒。可以在会议议程中添加提醒,提前提醒参会人员,点击笔记右上角的闹钟图标,就可以设置提醒的日期和时间。

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会议高效演示与记录


笔记秒变PPT

使用演示模式,一键点击,即可全屏演示笔记,如果连接到外部显示器,还可以边演示边做笔记,显著提高会议效率。

演示模式中内置荧光笔,轻松标注演示重点,同时可以改变荧光笔颜色,调整文字大小、切换夜间模式等。

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在翻页设置中,可以设置为自动分页,也可以添加分隔线进行分页,笔记内容秒变精美PPT,节省时间,提高会议效率。

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录制音频

可以使用印象笔记内置的录制音频工具。记录会议讨论重点,保证所有会议内容不错过。

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温馨提示:在使用印象笔记进行录音前,请事先征得对方许可。

拍摄照片

可以使用印象笔记移动客户端的扫描摄像头将开会时的手写笔记和白板笔记拍摄成图片,保存到印象笔记中。

会后总结与整理


会议的作用不仅仅在于会上的讨论,会后的总结与整理也同样重要。可以将会议议程笔记,所有参会人员的会议记录、相关项目资料等统一整理到同一个笔记本中,为下次会议议程做好准备。

将所有的会议记录都保存在同一个笔记本中,以便快速搜索和查找,同时创建目录笔记也是一个不错的选择,在目录中添加每次会议笔记的链接,一键点击即可找到所需会议笔记。

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