用法与故事

累了一天?你算错工作时间了

累了一天?你算错工作时间了

印象笔记团队 2017/10/27

印象笔记团队 2017/10/27

工作累了一天?

要是你觉得每天下班后都非常郁闷又不爽,原因可能在于你花了太多的时间寻找答案,而最终却事与愿违。

各种琐碎信息和重要文件都散落在零乱的文件里,同事怎么可能比你还了解你需要什么资料,也帮不上什么忙。

还有可能是因为总有人在分散你的注意力,无论是电子邮件,短信,电话还是会议,都让你根本没办法集中注意力去办公。

或者换个办法,算一算从早上到公司以后,你的你实际工作时间吧。

其实你只是掉进了上班族最容易遇到的陷阱。各种零乱的信息不仅让你毫无头绪,还会大大降低你的效率。而效率,正是大象所关心的东西。

麦肯锡全球研究所的研究显示,人们工作时间的 19% 都耗费在了查找资料上。

也就是说,每周五天工作日中,有一天基本上都在查找资料;此外,还要算上工作中断后想要重新上手所耗费的时间。

根据加利福尼亚大学,Gloria Mark 教授的另一项研究表明,人们一般需要 25 分钟才能在工作被打断之后重新找回节奏。

麦肯锡的研究显示,如果可以将这些浪费的时间利用起来,工作效率能提升百分之三十到三十五。但这个问题的解决方案确实很复杂。

通常,我们会寻求技术性的解决手段来提高我们的效率,但在麦肯锡的调查中,真正能发挥手上技术全部潜力的公司占比只有百分之五。实际上,许多公司都没能正确使用相关的技术来帮助自己工作,不少公司甚至因此导致工作流程缓慢。

Hubspot 的一项研究还指出,人们常常在工作的时候浪费时间,当然,我们所说的并不是浪费时间刷朋友圈。82% 的受访者表示,光是登陆和管理各种系统,每天就要花费自己一小时左右的时间。

大部分受访公司都有至少五个不同的软件,用来储存和分享信息,最夸张的一家公司则有 88 个不同的软件。如果项目分散在这么多的系统,应用,软件平台上,工作效率又怎么可能高的起来呢?员工甚至都不清楚每个系统上的文件对应的责任人是谁。这些系统也不是人,彼此之间完全无法沟通,想要搜索全部的信息简直是天方夜谭。也就难怪员工每次搜索资料的时间都如此漫长了。

我们不是说软件不好。用多个软件也完全 OK。但是,想要让团队的每个人都重新获得主动,首先应该在每一个软件的使用方法上达成一致。有些通讯软件并非在所有场合都通用。

Leadflow 是一家总部位于匈牙利的数字营销公司,他们在搭建自己的线上办公室时,就听取了上文所说的建议。由于没有一个真正意义上的总部,位于世界各地的团队就需要能够快速查找信息,避免重复工作,这一点非常重要。公司部署了一套印象笔记企业版软件,为每一个客户专门建一个笔记本。每一个笔记本的目录都和文件关联,且实时更新,这样员工只需点击鼠标,就能轻松找到他们需要的文件。

为了这一过程更方便,团队还统一了标签添加方法。所有团队成员都知道,@就是客户姓名的标签,而$则代表项目名称,#代表类别,再通过文件的类别对笔记本进行搜索,整个过程效率会大大提升。

虽然这些做法并非通用,但却显示出 Leadflow 对于信息的理解和掌控,而且每一个团队成员也都乐于接受这种方法。相比于将重要资料储存在单个磁盘里,或是储存在大型服务器上,将它们收集起来,进行整理之后放在印象笔记里与同事共享的方式明显更受人欢迎。

你只要形成自己的使用习惯,将所有资料都放在印象笔记中,就赋予知识有生命力,即使团队有变动,储存的内容也完好无缺。让团队每一个人都加入进来,制定一套通用的标准。

这样每个人都能步调一致,工作也会因此变得简单起来,一天结束时也就不会那么劳累了。

那如何解决关于搜索的问题呢,以下干货来自印象大使聪聪:

当你在找一条你想要的笔记的时候,可能不少人都是打开笔记列表,如果正巧需要的就是第一屏,那就打开它就 OK 了,可如何不在第一屏,那就得不断的翻开笔记列表,可笔记多的时候呢,就会眼花缭乱,也很容易就错过了想要的那条笔记,这样花费的时间和精力无形中就增加了。

大象已有非常强大的搜索功能,我觉得印象笔记最好用的就是同步和搜索。多个关键词的搜索

多个关键词的搜索标签 + 关键词

标签 + 关键词笔记本笔记本组

笔记本/笔记本组 + 标签 + 关键词图片内文字的搜索

图片内文字的搜索对文档进行搜索

对文档进行搜索特殊的搜索语法

特殊的搜索语法三连1三连2三连3

Q 如何用搜索找到我的笔记的?

用搜索找笔记,最主要的是关键词,首先是要清楚自己想要找的内容是什么,如果你对自己想要的内容都是模糊的,那找出来的结果也肯定是模糊。

比如前两天一人问我,邀请了用户为何没有得到印象分,这时候我大脑就出现了 2 个关键词「印象分」、「邀请」,我用 2 个关键字一搜索就可以找出我想要的笔记了。

比如之前有个人问我,笔记本分类的问题,我找到的关键词「笔记本」、「结构」,可能这样找出来的问题,可能很多有几十条上百条,不过突然我想起曹将之前想过这样的文章,再加上「曹将」就很容易找出这篇文章了,如果我记不得有保存过曹将的文章,那可以再在前两个词的基础上加上「整理」,范围就会小一些了,如果再加上标题语法的限定「intitle:整理」这样出来的文章就会少不少了。所以你们平时问我的问题,大部分的答案都在「大象后援团」这个笔记本里面。

再比如,我想找李参写过关于大象的文章,那关键字就是「印象笔记」、「李参」。

我在工作笔记本找笔记也是类似的,比如同事让我帮你处理一个考核任务模块的问题,那我的关键词就是「考核任务」,或者是关于按次工单的问题,关键是就是「按次工单」。

以上这只是我的笔记经常用到的搜索关键词,你的笔记可能关键词不同,但方法都是一样的,关键是先想想自己的关键词是什么。我是如何搜索我的笔记的

已保存的搜索

有些搜索语句可能是很常用的,比如大象国内版和国际版的区别、李参、我曾经用马克飞象创建的笔记等等情况,这时候就需要用到「已保存的搜索」,平时经常用到的搜索语句,就可以保存起来,下次需要的时候可以直接点击搜索了,而且「已保存的搜索」也是支持搜索的。以保存的搜索

大象的官方知识库搜索想要的答案和遇到的问题

其实很多我知道的问题解决方法,以及很多使用方法,并不是我独创的,大部分都是从官方获取的,就是「大象知识库」,官网底部-帮助中心,里面的内容我看过不少于无变,当然不是直接打开就漫无目的的阅读,而是当遇到问题,当遇到我想要了解的内容的时候,就去搜索,比如「共享笔记本、上限、印象分、快捷方」等等问题,里面还有很多的技巧和教程。

几个很赞的功能:

1.内部链接内部链接

2.快捷方式快捷方式

快速打开 Windows 客户端的快捷方式:Ctrl + N(N=1,2,3….),直接打开第 1 个快捷方式,第 2 个快捷方式…..以此类推。

Q 那如何用其他工具找资料?

如何使用 Google 和 Everything ?

Google

1.多个词搜索,空格隔开:多个词搜索,空格隔开:

2.标题搜索:intitle:xxx标题搜索

3.文件类型:filetype: [文件扩展名],比如filetype:pdf、filetype:xlsx文件类型

4.限定语言、时间搜索限定语言

Everything

1.搜索文件类型搜索文件类型

2.通配符,比如:e*g、e?、*.doc、*.pdf通配符

3.布尔运算:搜索 .jpg 或 .bmp 文件: .jpg | .bmp、foo | bar布尔运算

4.高级搜索高级搜索

5.指定文件夹搜索,在某个文件夹里空白处:鼠标右键–搜索 Everything指定文件夹搜索

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