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不用微信办公的新世相团队在用什么?

不用微信办公的新世相团队在用什么?

印象笔记团队 2017/10/17

印象笔记团队 2017/10/17

“知识管理不仅包括“管理既存知识”,还包括“创造新知识”。前者可以显著提高团队工作效率,后者则代表团队创新能力。印象笔记企业版是我们团队的知识管理平台和“第二大脑”,我们从工作资料的收集、共享到知识的沉淀全都在里面高效完成。

— 新世相市场运营总监 全俙西

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策划了“逃离北上广”“丢书大作战”的微信公众号头部号【新世相】一次次刷爆朋友圈,通过发起这些活动事件,新世相不仅突破了内容创业的瓶颈,得到长足的发展,而且受到了众多用户持续不断的关注。出于对事件背后策划者的强烈好奇,大象采访了新世相市场运营团队,为大家揭晓他们是如何使用印象笔记企业版高效工作的。

为什么选择印象笔记企业版?

作为一个创意团队,知识管理就是第一生产力。新世相市场运营团队非常重视团队的知识管理,比较了几款市面上其他同类软件后,发现印象笔记企业版在信息收集、移动办公、共享和搜索方面最符合团队的需求,尤其是企业废纸篓可以保证团队数据的安全性,最终选择了印象笔记企业版作为团队知识管理的平台。

构建团队的 “第二大脑”

在印象笔记企业版部署过程中,印象笔记客户成功经理会将行业内其他公司的成功使用经验提供给客户参考,并协助企业版客户创建团队常用笔记本,批量共享给团队成员,搭建好类似下面的团队内部知识库框架及使用流程。

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新世相市场运营部 – 知识结构图

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新世相市场运营部 – 笔记本列表

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新世相市场运营部 – 企业动态摘要

灵活收集零散的工作资料

在使用印象笔记企业版之前,新世相市场运营团队的工作资料分散在每个人的电脑和手机上,且每个人手里的资料数量和版本都不一样。印象笔记强大的收集功能可以把原先分散在各个地方的零散资料集中存储到同一个地方。

团队的每一个项目创建一个共享笔记本,所有项目相关的资料包括:文字、网页全文、图片、附件(Word, Excel, PPT, PDF, 视频, 录音,压缩文件等…)都可以插入到一条笔记中。

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笔记截图:Growth 全平台传播 笔记本

一个笔记本中所有笔记可以自动生成目录,点击目录中标题可以跳转到笔记内容。每一条笔记也可以复制内部链接,嵌入到其他笔记中随意跳转。

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笔记截图:Report 周报 笔记本目录

随时随地记录转瞬即逝的灵感

对于创意团队,灵感随时会迸发,但很多时候在工作之外想出的好点子,很难快速记录并集中共享。新世相市场运营团队在笔记本中设置灵感库,可以随时随地将一个独特的创意灵感,朋友圈看到的一篇绝佳文案,随手拍的照片……快速记录在笔记本里,和团队每一个人分享和同步。灵感库日积月累,将极大提高团队“创造新知识”的能力。

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笔记截图:选题灵感库

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印象笔记支持同步的设备包括:

安卓、苹果手机、Windows、Mac电脑、网页版、Apple Watch

团队知识库:内部的 “百度”搜索

以前经常有同事在微信群里喊:谁有上个月群里发的 xxx 文件?我的聊天记录附件被清除了。

当团队的所有工作资料已经集中存储在印象笔记,再加上强大的图片和附件搜索功能,印象笔记企业版就是团队内部的“百度”。每个人在需要查找资料的时候都会先在笔记中搜索一下,以前隐藏在截图,附件中的信息,现在都可以被搜索到:

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支持搜索图片内文字(包括手写文字)

WechatIMG13支持搜索附件 (Office, PDF) 内文字

企业版甚至还可以基于每位成员创建的企业笔记中关键词密度来推荐团队内部专家。后台数据显示过去30天,新世相市场运营团队一共搜索了 1792 次笔记,每一次搜索可能同时节省了两个人的时间。

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智能搜索推荐团队内部专家

持续积累、沉淀团队知识

离职前的工作资料交接多少全凭个人意愿,老员工离职带走团队全部工作资料对团队损失是巨大的。印象笔记企业版则可以很好解决这个问题,每一条笔记被修改后都有历史版本记录,企业笔记被删除后会进入企业废纸篓,只有管理员才有权限彻底删除。

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移除离职员工:企业管理控制台

如果有员工离职,管理员只需要撤销离职员工账号的访问权限,撤销后离职员工的手机和电脑中将立刻看不到所有企业笔记,离职员工的全部企业笔记本会保留在企业,可由管理员再分配给其他成员。

不用微信办公的新世相在用什么?

知识管理就是第一生产力,但大部分公司的微信工作群中分享和讨论的精华内容,并没有被重视和整理成团队的知识成果。随着手机上微信占用的内存空间越来越大,重要的工作资料被淹没在海量的信息中,不敢清理微信缓存。

每个团队都需要一个知识管理的平台,既要“管理既存知识”,还要“创造新知识”。印象笔记企业版从工作资料的收集、共享到知识的沉淀,和无容量限制的储存可以满足团队知识库持续积累的需求,同时多平台协作的功能也让团队各个成员更加灵活和高效的办公。

最后衷心感谢新世相市场运营团队的大力支持和无私分享。不管你是一个内容创意团队,还是甲方的市场运营部门,又或者其他重视知识管理的团队,都希望新世相的案例可以帮到你。

 

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