用户访谈:不要再只埋头专心工作了

用法与故事

用户访谈:不要再只埋头专心工作了

印象笔记团队 2017/07/12

印象笔记团队 2017/07/12

本期博客,我们邀请到的是效率咨询师蒂亚戈·福特。蒂亚戈·福特这个名字你可能并不陌生,他曾在Evernote的博客上发表过多篇客座文章。他主张用一种基于大脑的方法去实现创造性的工作流程,改变工作日的效率曲线。最近,他还发起了一个名为“构建你的第二大脑”的效率训练营,进行知识管理培训。

以下是我们对话的重点内容。

– 让我们先来谈谈现代劳动力。我们生活在一个巨大的矛盾体系中。一方面,科技的进步让我们获得庞大的信息资源,我们的工作方式也比以往更加灵活。但是与此同时,我们吸纳的信息太多,导致我们的生活杂乱无章。我们几乎被无穷无尽的信息压得喘不过气来。更让人头疼的是,面对着一些过剩信息,外界所提供的解决方式也是多种多样,反而让事情变得更糟了。面对这一切,你是如何解决的呢?

正如你说的那样,更多的自由意味着我们要背负更大的责任。我们就像刚刚从学校解脱的孩子一样,把书包一扔,感觉到了从未有过的自由。

我们能够随时随地,用自己喜欢的方式工作。但是突然间,暑假开始了,我们才开始意识到自己很空虚,对一切的无所适从。因为以往我们所习惯的工作体系彻底崩塌了。

 

针对这种现象,我提出了一种理论,叫做自由通才的崛起。事实上,自由职业者这个词并不陌生。不过,从定义上看,自由职业者要求你是一个专才。你必须要对某个领域足够精通,或者有某种技能能让你轻松赚钱,你才能有底气脱离工作机构单独工作。那种工作机制很直截了当—从早上一起来就知道今天要做的工作具体是什么。

现在,我认为科技已经走到了一个转折点。技术变得足够简单、足够廉价、足够完美,我们每一个人都可以说是无所不晓,因此,我们可以充分利用这些技术做自由职业者的工作。

– 现在所有的解决方法你觉得都有效吗?

的确存在不少适得其反的解决办法。比如说,我就很反对那些“埋头专心工作”的论调。

人们总是被杂七杂八的事情搞得疲惫不堪。不过,我认为那些鼓吹过“苦行僧”的生活,鼓励你把自己关在房间里苦思冥想的论调与现在自由职业的风潮是背道而驰的。那么,做一个新时代下的自由通才,你需要知识组合包,你不能永远都局限在一个技能里。

YOU NEED A PORTFOLIO. YOU CAN’T HAVE JUST ONE NARROW SKILL THAT YOU DO.

这些正是我自己现在的想法。比如说我自己,我提供的一些产品是免费的—比如我写的博客,但是我还有别的收费项目,例如在线课程。我给公司提供咨询服务,我也会对我的客户进行一对一培训。所以,我会不断地管理我的产品和服务组合。有些是我主动搭配的,有些是不由我做主的。

这些事考验的不是那种不服输的认真劲儿,而是在不同事务之间灵活切换的能力。多任务工作不是不负责任或病态,这正是大势所趋。我们要不就是反对它克服它,要不就是利用它做的更好。

– 不久之前,你写过一篇文章,里面说的就是这个观点。在那篇文章中,你说到,我们的生活现在充满了各种中断因素。这些因素让我们更难在工作中创造价值。或许,与其试图改变我们的生活,不如我们主动去改变自己的价值曲线,更好地在生活的每个细枝末节中都创造价值。

那篇文章是我对生产效率、尤其是制造业产出率的历史进行深入研究后所得出的结果。因此,我们如今坐在硅谷,惊叹与发达技术,畅想未来,这固然好,但是也会产生副作用—我们忽略了历史。

如果你去仔细了解制造业的历史,你会人们在几十年的不断探索中发现精细生产才是本真。以小批量快速生产为宗旨,一系列技术才得到了质量上、速度上和利润上的突破。但你在知识工作却要花费数小时时间苦思冥想,这似乎把人们从制造业中得来的经验都抛之脑后了。

不过,要学习丰田小批量的生产技术需要用不用的角度去思考。

所以,我在回答改变价值曲线的问题上时,总是会回到最初的那个问题—工作原本就没有内在规则。是我们制定了各种条条框框,各种任务量和目标。但这些都不是工作本身。因此,我们可能会被这些东西吓到,但同时,这些也为我们提供了机会,我们能利用各种工具来做成工作。

THERE’S NO INHERENT STRUCTURE TO WORK. WORK HAS NO INHERENT UNIT. WE MAKE UNITS. BUT NOTHING ABOUT THOSE IS INHERENT IN THE NATURE OF WORK.

比如,说起项目这个词,随之而来的是更多概念。“一个项目有多大?”“一个项目应该持续多久?利润应该是多少?”诸如此类问题都有专门的定义。

– 我去看我的待办清单时会感觉到自己被繁杂的事务淹没了。我甚至都抽不出来25分钟的空闲时间,因为总是有数不清的会议,邮件和种种新任务。那么,有什么办法能逃脱这种感觉吗?

的确有这样一种办法。这也是我今日主要在做的一个在线课程“构建你的第二大脑“中所讲的内容。这其实等同于一个虚拟的训练营,你不能随心所欲做自己想做的事情。这个项目一共持续五周,内容很紧密。每周都有两次会议和线上直播会议。但实质上,这是一种端对端个人知识管理系统。

个人知识管理(PKM)与个人信息管理(KIM)密切相关。个人知识管理,顾名思义,就是利用你现有的知识。在传统意义上,个人知识管理就是组织。当一个员工迈出公司,他的知识就随着他的人一起离开公司了。因此,近些年来,许多组织都在不遗余力地获取、归档并利用员工的知识。

那么,如果你去看研究报告,你会发现员工任职时间是平均2-3年。我们在一家公司待几年,干一些活,做几件项目以后就走了。我们需要更好的方式来存储知识。我们要存储的不仅仅是那些机密的私人财富,我们更需要留住我们在工作过程中的所有灵感和突破。

– 你之前提到这和你如何使用Evernote有关。据我所知,不管是“构建你的第二大脑”还是你的其他课程,你都没有强制大家使用某个工具。因为你是一名Evernote用户,所以才自然而然地用Evernote做例子。那么我们来讨论一下你如何使用Evernote?

我自己研究了使用Evernote的一种方法,叫做PARA,分别是项目projects(项目), areas(地区), resources(资源)和archive(档案)的首字母。我的灵感来源于包以德循环(OODA loop),它是observe(观察)、orient(调整)、decide(决策)和act(行动)的缩写。包以德循环是美国空军上校约翰·博依德(John Boyd)在他生涯的最后几年发明的。OODA循环最初是来阐述的是空战中克敌制胜的战术,但它很快发展成为了如何在新环境中迅速采取行动的方法论。你要观察,定位自己,做出决策然后采取行动。

包以德循环为许多其他领域的人带来了灵感。真正让包以德循环获得如此关注的原因可能不是它的真正用途,而是其思考事物的方式。它是一种动态的思考方式,不像传统的表格一样让你填ABCD。它是一种循环机制,循环的内部嵌套着更多循环。这是因为你在接收不同信息的过程中也在不断地输出结果。PARA的原理与它相同。PARA一共分为四个大类,这些分类是我们工作的出发点。例如,你把你的工作归类为项目,因为根据GTD(行动管理执行方法)定义,项目指的就是旨在输出一个结果的一系列任务。

 

职责范围:你生活需要考虑的范围或标准。即你在一生中想要保持的程度范围。

资源:主要是您的兴趣或各种主题,比如网页设计。对于我来说,这些东西既不是特定的项目,也不在我的职责范围内。它们只是我的兴趣所在而已。

档案:档案是指那些已经过期的工作项目和资源等,你需要把它们搁置一边,以防对新工作造成干扰。因此,一完成某件事之后,你便会想要把它移到档案中留存,以便不时之需。

你的所有研讨课程都有一个中心思想,那就是把设计思维应用到日常的工作中去。你认为设计思维的精髓是什么,它又是如何应用到工作中的呢?

好问题。设计思维是一种不可思议的思想方法,这种方法已经被人们实践了几十年的时间。我从设计思维,尤其是用设计思维去提升效率和管理知识时,最大的收获就是“你要像一名设计师一样去思考问题。”其实我们每一个人生来都是设计师。这不需要训练。大多数时候,只是人们还没有习惯那样去思考问题而已。”

EACH ONE OF US TRULY IS A DESIGNER BY NATURE, EVEN IF NOT BY TRAINING. AND THAT’S SOMETHING THAT’S HARD FOR PEOPLE TO GET USED TO.

我之前开过一堂习惯养成课,名叫“设计你的习惯”。大部分人看到这个名字都会向我抱怨,“我不是设计师,我也不想去上设计课。”因此,我每次都要向他么解释,“你应该设计你的习惯,这只是你先天思维中的一部分。比如,你要是想减肥,那么你必然要改变你的饮食习惯。随之而来的就是一系列日常习惯的变化,你需要定制你的锻炼习惯,散步习惯和饮食习惯。”

 

这些都是自然而然的事情。但是,设计思维却又包含了许多步骤。你需要观察周边环境,吸收消化各种信息,最后转化为工作流。这在某种程度上构成了一个反馈循环。

的确,设计思维就是要让你返璞归真,从职业的桎梏中脱离出来,用人本真的思维去考虑问题。我们人人都是设计师,我们制作、创造、修改、获取新的信息后再改变再调整。这可谓是人之本性。

Premium

印象笔记高级帐户

获取众多专享功能,让工作更高效。

立即升级
查看更多故事: '用法与故事'