想高效开展远程协作?这4个问题一定要解决

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想高效开展远程协作?这4个问题一定要解决

印象笔记团队 2017/04/21

印象笔记团队 2017/04/21

科技发展重塑了我们的工作方式,也重塑了团队的组织形态。虚拟团队让公司能够摆脱地域束缚,雇佣到世界各地的优秀人才,高效开展远程协作,节约大量时间和成本。但这种形式也给公司带来了挑战:沟通上存在的弊端容易让虚拟团队成员十分懊恼,甚至变得茫然、失去目标。

虚拟团队定义

虚拟团队是一种新型的工作组织形式,是一些人由于具有共同理想、共同目标或共同利益,结合在一起所组成的团队。广义来说,虚拟团队早已应用在真实的团队建设世界里,只要通过电话、网络、传真或可视图文来沟通、协调,甚至共同讨论、交换文档,便可以分工完成一份事先拟定好的工作。(百度百科)

虚拟团队典型工作场景

Sandra 是一名商业分析师,早上 9 点进入办公室,看到了同事 Paolo 给她的一条留言,而 Paolo 在另一个国家工作,由于时差原因,此时此刻已在睡梦中了。Sandra 随后发了一封邮件给同城另一办公室工作的 Vera,紧接着又给另一城市的承包商打了个电话。不到一杯咖啡的工夫,Sandra 已和三位团队成员进行了交流,但都不是面对面的沟通。

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印象笔记欧洲、中东和非洲区总经理 Beat Bühlmann 指出:“研究发现,第一次组建虚拟团队时,大约三分之二有经验的经理人会面临失败。对于新手经理人来说,失败率会更高”。

在过去的 16 年中,Beat 仔细研究了影响虚拟团队成功或失败的要素。这也成为了他博士论文的主题(之后成书出版)。在加入印象笔记之前,Beat 将研究成果运用到他在惠普、谷歌和戴尔等世界顶尖公司的团队中加以论证。

Beat 总结到,虚拟团队失败的共通原因是:“把面对面沟通的理论完全套用到虚拟团队上,根本没有认识到虚拟团队的特殊之处”。

想让虚拟团队高效运转,需要所有团队成员通力合作。“只有一半人配合是无法成功的,要么是整个团队取得胜利,要么全军覆没”。

下面我们总结了四种导致虚拟团队失败的因素及应对方案,赶快行动起来吧。

Q1

我们一般认为虚拟团队主要存在地域差异,其实这里面还蕴含着时区、语言、文化和宗教等多方面的不同。

不同的办公室的同事往往有着不同任务分工及限制条件、适用于不同的劳动条款及公休假规定、甚至办公室的基础设施、活动安排及工作方式都各不相同。

Beat 说:“虚拟团队负责人犯的最大错误就是假设所有的办公室都和自己的一样。实际上每个办公室都有其独特之处”。

解决方案: 了解不同文化,包容差异

确保你了解团队中每一位成员所处的环境,包括文化风俗、宗教信仰、法律法规等。

不妨在印象笔记企业版中创建一个共享笔记本,将不同办公室的习俗、政策等信息放进去,让大家更了解彼此,从而为流畅的远程协作打下基础。

虚拟团队是多样化的团队。要首先学会包容差异,这样就能更好地利用差异带来的独特视角和新鲜想法。

Q2

使用文字沟通往往不能100%达意。实际上语言文字所能表达的意思只占7%,说话的语气约占38%,肢体语言占55%。

面对面沟通时,我们会从对方的面部表情、肢体动作、声音强度、说话语气中进行全方位解读。如果没有这些非言语信号的表达,我们就会失去理解潜在信息的途径。

“当我们没有面对面进行交流时,误解发生的概率会上升5倍。”— Beat

当交谈双方母语不一样时,误解就更容易发生了。Beat 说,“非英语母语的人总是容易高估自己的英语能力。其所说的习语或者引用的流行文化并不能被所有人理解。而他们自己往往会忽略掉这一点”。

在所有的沟通方式中,电子邮件是最容易产生误解的。我们喜欢把所有的信息一股脑地写进邮件里。然而,这是一种延迟互动,我们无法快速澄清或更正信息。我们甚至不能确保对方是否阅读了邮件。

即便对方回复了邮件,也不意味着他理解了邮件内容。如果他回复说 “好的”,这是一种积极主动的表态,还是一种消极的接受?他是否已经了解细节?是否同意采取下一步工作计划?

解决方案: 恰当用词,言简意赅

当和虚拟团队一起共事时,请记住,成员的表达方式不尽相同,他们不一定总能理解你的意思。因此,讲话时应尽量把节奏放慢,避免使用俚语等隐晦词汇,这对于一个异国团队成员来说理解起来会非常吃力。

写邮件时,更要直奔主题,言简意赅。Beat 建议 “写邮件千万不能超过一个电脑屏幕的长度,否则就会显得冗长,最好换成电话来沟通”。

当沟通内容涉及到需求和承诺的时候,Beat 建议使用 “3W” 法,即沟通过程中明确:

  • 谁(WHO)
  • 做什么(does WHAT)
  • 什么时候截止 (by WHEN)

Q3

邮件沟通的问题还反映出虚拟团队的另一个隐患:在选择沟通方式上并不总是很明智,从而给团队信任带来不利影响。

Beat 指出,信任分为两种,人际信任以及由工作任务建立起来的信任。人际信任来自于共同的经历和兴趣,发展这类信任最快捷的方法就是面对面沟通。

“因此,虚拟团队刚成立时,尽快地让大家进行面对面沟通并就以后的协作模式达成一致是十分重要的”。这其中虽然有差旅费用的花销,但从长远来看,打造一个强有凝聚力的团队所带来的回报,将远远大于这些支出。

以工作任务建立起来的信任来源于协作、承诺、按时完成任务以及高质量交付工作。团队选择合适的沟通方式效率会更高。“如果你家发生了火灾,你会给消防队发邮件吗?听起来很荒唐,不是吗”?

解决方案: 为团队制定沟通章程

Beat 加入印象笔记之后,制定了一套 “团队沟通章程”,包括规则、职责以及沟通禁区等。当然,每个团队所处的环境不同,具体要求也会有所不同。

以下是写入章程的准则示例:

  • 沟通方式按优先顺序排列为:电话、即时通讯工具、邮件
  • 使用印象笔记企业版时,为共享笔记本、笔记以及标签建立命名规则
  • 晚上 8 点后停止查看邮箱
  • 发邮件时,不要 “盲抄送/密件抄送”
  • 对于日历邀请要回复 “是”或“否”
  • 开会时不要做其他工作,也不要和他人交头接耳
  • 所有执行事项都应明确 “3W”

Q4

如果团队出现用人不当,那么上述解决方案都将无法奏效。Beat 指出“团队成员之间是相互依赖的。 大部分企业在雇佣虚拟团队成员时,使用的标准和雇佣本地员工没有区别”。

其实,要想成为优秀的虚拟团队成员,候选人仅符合岗位基本要求是远远不够的。他们可能在面对面交流中表现的十分优秀,但缺乏在虚拟团队中出色完成工作的能力。

囿于远程工作模式的限制,虚拟团队成员之间往往缺乏直接互动的机会,因而倾听能力就显得格外重要了。

Beat 说: “我的面试流程中总会包含一个电话面试环节。在电话中,我会问一些简单的问题,然后要求候选人用邮件回复我。他们要做的是首先复述问题,再用两三句话进行回答。但大部分应聘者在这一环节都失败了。失败的原因是他们没有听作答说明。如果不懂得倾听,那么他们在虚拟的团队中就无法胜任工作”。

解决方案: 考核倾听及沟通能力

不妨将工作中常用的沟通方式嵌入面试环节,通过面对面交流、电话、视频、邮件等多种形式开展面试,从不同维度对应聘者进行考查。

他/她是否是一个好的倾听者?是否有清晰的沟通思路?是否了解和来自不同地域的成员共事所面临的挑战?而作为面试官,你是否有信心他们能应对挑战?如果没有,这个应聘者应该不会是合适人选。

虚拟团队的成功依赖于所有团队成员的通力协作。这就意味着招聘时务必选择善于倾听、沟通和协作的候选人。


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