用法与故事

待办清单 VS 已完成清单:如何记录你的「小成就」

待办清单 VS 已完成清单:如何记录你的「小成就」

印象笔记团队 2017/04/21

印象笔记团队 2017/04/21

不知你是否有这样的疑问:当你根据计划按部就班地完成工作任务时,自己的工作效率却始终没有显著提高。也许,紧锣密鼓的工作进程给自己太大的压力和焦虑,同时也阻碍了自己创造性思维的发展。

进步的力量

根据调查显示,培养不断进步的意识会对我们的工作产生重要影响,有利于创造力的迸发、积极心态的调整以及工作动力的提升。但问题在于,对于我们当中的有些人来说,一味地追求完成下一项工作任务,便意味着我们和之前取得的“工作成就”擦肩而过。那么,我们该怎样培养自己专注于“工作过程”的意识?其实,我们已经建立了待办事项清单,那为什么不创建一个已完成清单?

已完成清单是指你已完成任务的日志。时常对自己的已办事项进行记录更新会增强工作主动性,培养积极的情绪,比如愉悦以及自豪的心态。已完成清单能够使创造力获得可持续地发展,帮助你真切地体验到工作的进展,感受到自己的进步。

成功的线索

多年来,谷歌公司有一项工作流程叫做“Snippets”,这项工作制度迅速在各大公司火了起来,包括 FourSquare, Buzzfeed 以及 Shopify。实际上,通过 Snippets 流程,公司可以收集起员工已经完成的工作任务以及正在进行的工作项目,通常是每周进行一次。收集完成后,公司会把信息进行内部公开,这样每一位团队成员都能看到其他部门的工作进展情况。在 FourSquare 公司,员工甚至会在 Snippets 流程中向 CEO Dennis Crowley 提出反馈。

员工记录下自己已完成的工作,并且对其进行反思总结,这些都会成为 Snippets 流程的重要参考。创建已完成清单会对提升积极性和工作效率产生神奇的影响。每一天工作结束看到满满的收获,而不再感叹比山还高的工作目标,这难道不令人振奋吗?

当我们对工作的过程进行反思,我们也会有新发现。记录下已完成的工作,把它们看做自己的“勋章”,或者是把它们看作走向最终目标的里程碑,然后你就会把它们外化成动力。用笔记录和说话一样,都需要将思想灵感转化为语言,这种外化的过程能够让我们看清工作的本质,找到前进的方向。这就是所谓的,胸有成竹,让可能变为现实。

在工作回顾和总结的过程中,我们同样会不经意地收获经验教训。当一个项目完成后,静下心来总结会让我们在一个更广阔的维度中对工作有一个再认识。我们能更快速地,同时也能更清晰地分析一些工作的挑战性体现在哪些方面,我们成功的原因是什么,这样未来在完成工作任务时就可以借鉴这些成功的经验。比如,如果你感到这段时间工作压力比较大,你找出本周的已完成清单,就会很快发现其实自己有限的精力被几个项目同时占据。在接下来的几周内,你就会有意识地调整自己的“工作节奏”,一次只专注于一个重要的项目即可。

让动力成为工作的一部分

你也许对工作有全面的规划,也许每周都会制定待办清单,那么你就会有比较清晰的工作目标。完成一个独立的任务,或者完成一系列相关的任务都可以看做是自己取得的“小成就”。研究人员早就发现这些“小成就”存在着特殊的力量。

Weick 认为“小成就”会迸发出超越其自身的力量。“一旦获得了一个‘小成就’,那么自己的情绪就会得到振奋,就有实现下一个‘小成就’的欲望,”Weick 接着解释道,“当一个问题被成功解决后,下一个待解决问题的方案通常也就变得清晰明朗起来。”

总结反思我们取得的成功会让这些成功变得更为“真实”,“小成就”会帮助我们获取更大的成功,至少我们可以将这些成功之处记录下来,不是吗?

成功、情绪和主动性之间的联系

成功同样会提升积极的情绪以及内在的主动性,从而提高工作的创造力。

在《以过程为原则》一书中,心理学家 Teresa Amabile 和 Steven J. Kramer 分析了公司 238 名员工写的 12000 份日志。他们发现当员工在工作中取得进展时,普遍会展现出积极的情绪,比如愉悦和自豪。我们在愉快轻松的心情下,工作效率会更高。换句话说,积极的情绪对于每一个人来说都意味着成功。

在研究中,Amabile 和 Kramer 还发现了一些有趣的现象:与我们平时理解的不同,消极的情绪以及工作压力并不能让我们有更好的工作表现,反而,良好的工作成绩会让人们变得更有动力。换句话说,如果员工实实在在地感受到工作取得的进展,那么他们就会为之鼓舞,并且会因为工作本身的兴趣,而不是外在的评价(比如赞言与鼓励)去努力工作。但是,在“反思”阶段,人们无论是在内在主动性和外在激励性来说都呈现下降的趋势。

马上创建你的「已完成清单」

创建一个已完成清单作为待办清单的有效补充是取得成功、提升幸福感的快捷简单的方法。如何创建一个适合自己需要的已完成清单呢?

下面的方法不妨一试:

  • 每个星期五,花 10 分钟的时间写下这一周的工作“小成就”。在完成了一项任务之后,写下你所有的收获或者是未来你想在工作中做出的改变。
  • 为每一个项目创建一个已完成清单。这会帮助你对整个工作进程有宏观的把握,并且了解不同阶段的目标,尤其是帮助你完成千头万绪、令人抓狂的目标。
  • 鼓励你所管理的团队或者与你一起共事的团队,定期开会同步工作进程。开会开始时,可以让每一位团队的成员分享最近完成的“小成就”,也就是他们完成了哪些工作任务。
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