【成功案例】大象团队是这样使用印象笔记的

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【成功案例】大象团队是这样使用印象笔记的

印象笔记团队 2018/03/20

印象笔记团队 2018/03/20

开工啦!长假归来,迟迟不愿摁下大脑的激活与唤醒键?

如果对新的工作姿势还摸不着头脑,印象笔记团队内部的使用心得或许能带来一些灵感。

———————— 团队协作篇 ————————

印象笔记在中国只有50多名员工,却是一个全职能的团队,包括市场、销售、客服、HR、技术等部门,有条不紊地开展着中国几千万用户的运营工作。

在公司内部,印象笔记企业版是团队开展工作的主要工具载体。

公共资料、会议记录、项目进度等业务内容都会通过企业版来共享,这为不同部门以及部门内成员间的协作打下了很好的基础。

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/1/ 市场团队

市场团队的职责主要包括行业调研、营销策划、活动组织、微信运营、产品资料制作、公关等等。

工作中不仅会涉及到繁杂的资料,很多项目也往往需要多个成员来协作完成。

基于此,市场团队创建了“Campaign Briefs”、 “Analytics”、“Presentations” 等笔记本,来协助其整理和共享市场资料,并和团队同步项目进度。

在笔记本命名方面,都统一用 “Marketing” 开头,以便归类整理。

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“Campaign Briefs” 是市场团队最常用的笔记本之一,主要用于进行项目协作。我们事先创建好了模板,每当开启新的市场活动时,直接复制模板,省去了不必要的重复工作。

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每条 Campaign Brief 笔记中会列出具体的分工和时间节点,并跟参与的小伙伴共享。每完成一项任务时,就在相应复选框内打勾,所有人都可以看到最新进度。

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Yunfei(市场人员,工作5年):我创建了一个灵感笔记本,用于搜集碎片化知识:市场活动、记录想法、微信里的文章。同时,在每次做市场活动最初,我都会创建活动模版笔记,记录下活动的时间、规划、相关负责人、进展和所需要的资源等等,这样团队里每个人都可以知道项目的推进情况和自己的职责。

Qian(设计师,工作7年):之前用 Word 下设计的市场活动模板,再和素材打个包,整个工作不够系统化,积累的素材越来越多,容易乱套。在印象笔记中用 “Campaign Brief” 模版,可以一条笔记解决:用目录的形式做内容互链,将相关作品都放进笔记里,非常轻松跟其他人分享成果。

/2/ 销售团队

如何才能高效利用每个销售机会?当客户饶有兴趣地咨询你的产品和服务时又该如何跟进?这首先要保证公司的常用销售工具都随时可用。

在印象笔记,销售团队将所有的销售资料都保存到了企业版中,包括产品常见问答、白皮书、销售合同范本等。

在与潜在客户沟通的过程中,需要查询资料时,通过搜索就能很快找到需要的信息。

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此外,销售资料的相关笔记和笔记本都会跟市场团队共享。市场的同事更新销售材料时,会直接在相应的笔记中进行更新,这样,销售同事所看到的资料将永远是最新版。

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Vicky(市场人员,工作7年):新制作的销售材料直接在笔记中更新就行,用新版本替换掉旧版本,再也不用邮件或QQ传来传去,最后找不到最终版本了。

/3/ 客服团队

客服团队的主要工作是解决用户在产品使用过程中遇到的问题,以及帮助用户更好地使用印象笔记。

日常工作中,客服团队的小伙伴们需要解答用户遇到的各类问题。为了避免重复工作,团队专门创建了 “FAQ” 笔记本,作为常见问题库。

“FAQ” 笔记本还会跟其他部门共享,给予“查看”权限。这样,对于同类型的问题,所有人都可以快速做出响应。

常见问题库是不断更新的,团队里任何成员发现了新的问题以及解决方法,都可以及时补充进去。

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模板也是客服团队高效的法宝之一。遇到复杂的问题,需要多人协作时,复制模板,填写相应内容,可以快速和其他人进行同步。

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June(用户运营,工作4年):客服团队有个共享的知识库,有新的反馈问题,都会记录下来。搜索关键词,就可以快速找到相关问题。

/4/ HR/行政/IT团队

HR、行政和IT团队经常会有一些公共资料发给大家查看,例如员工手册、报销流程、网络设置、团建方案等。

为了便于查找,团队将这些公共资料的笔记本都发布到了“企业主页”上,并将权限设置为“查看”。这样,全公司员工可以随时随地翻看这些信息。

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Elly(HR,工作5年):HR 时间比较零散,要在不同时间段做interview记录,然后与用人部门同步候选人情况。候选人的材料和访谈都会记到一条笔记里,便于用人部门查看和检索比较。这样,我们就会积累出一个候选人的知识库。

“企业主页”上的动态摘要还为团队负责人提供了跟进成员动态的地方。

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Jonathan(SVP,工作20年): 查看每日企业动态,不用团队成员实时汇报,也能了解项目进展和团队动向。在外面开会时,可以边开会边记录,及时分享给团队。

————————大神技巧篇———————

▌除了团队之外,印象笔记的各位大神又有哪些技巧要分享给大家呢?

Changkai

如果搜索的时候有多个关键词,可以用加号或减号(+-)来扩大或缩小搜索范围,表示包含或不包含哪些关键词。搜索的快件键: Mac是Command+j,Windows是ctrl + q 。
此外,还可以在笔记、笔记本名称里加emoji😁🐘,图示笔记的类别。

Jessie

高级搜索语法很强大。搜索 “tag:关键词”,就能搜到所有含有指定标签的笔记;搜索 “create:日期”,就能搜到指定日期的东西;“intitle:关键词”是只搜标题。
此外,年假休息的时候需要与同事交接现有工作,可以创建一条 “Handover list” 笔记,将待办事项列出清单,关联每一个项目的笔记链接,可以很清楚地交代每一个项目的背景信息、进展、相关人等。

June

创建笔记本名称很重要!尤其在协作时,名称不清晰,别人就不知道笔记的价值。录入规范的话,也方便日后查找。此外,可以用表格制作照片墙。

Iris

1.扫描和表格。会议结束后,拍照白板、用扫描格式保存,会更加清晰。用表格功能做一些模版去用,笔记可以更漂亮。
有一些周边插件很好用的,比如设计语法规则 IFTTT,发的微博都能自动保存到印象笔记里,避免删了微博就没了。
2.自己每周和每天的 To-do list,周一例会上大家汇总的Team list,知道其他人都在做什么。

▌那除了工作,各位大神还用笔记做什么?

Susie

旅行笔记、存微博、追星。可以把目的地攻略、机票酒店信息、签证信息、旅行清单、旅行照片都放进一条笔记,不容易遗漏信息。如果有朋友也想去这些地方旅游,我就直接把旅行笔记分享给他们,既方便又直观。

June

恋爱笔记本,是属于俩个人的空间。记录当时的照片、想法,想分享给对方的文章……每件事都是一个项目。考证、考驾照、旅行……也都会统统放进去,回头来看,就能知道这一年以及最近几年自己都干了什么,还是很有成就感的。

Jessie

专门给娃的一个笔记本——熊孩子饲养日志。还有日常的阅读、学习。用 “多看阅读” 绑定印象笔记,读一本书的时候做的标注会自动保存在笔记里。

Iris

跟朋友协作、家人共享。比如跟男朋友一起做个电台,构思电台的主题、素材搜集、电台的初稿录音都会按照一期一期节目进行整理。我觉得,生活中你是什么样的人,你的印象笔记就是什么样。

▌对于各位大神来说,印象笔记的最大价值是什么?

Changkai

不用重复造轮子,所有存进去的东西都能找到。

June

可靠和安全,是一个我非常信任的伙伴,所有重要东西都帮我收好,而且我的笔记只有我自己能看到。

Chris

All in One 的记录,可以用来怀旧。翻一下以前的笔记,发现自己挺傻的,宣泄一下情绪。

Elly

释放大脑。不用记住所有东西,只把大脑放在产生value的地方。而且也不打扰我,需要的时候它出现。默默支持,不乱弹出消息。

Iris

随时随地搜集和调取信息。之前用笔写,日记、攻略,很难随身携带。笔记放在手机里、跟别人谈到,可以立马取用,以备不时之需。丢三落四型人专用。

▌如果不是印象笔记成员,各位大神想对团队倾 (tù) 诉 (cáo) 些什么?

Chris

Markdown、批量共享笔记本、笔记本密码……啥时候能上?

Susie

产品重要,让用户知道产品是什么也很重要。印象笔记有点低调过头了,很多功能我们一直都有,然而很多人不知道。

June

永远保持让人信任、可靠的感觉和姿态,这是我选择印象笔记最重要的原因。

Iris

保持初心,品牌、产品导向的公司,不要流于世俗。用一个软件,离不开它,成就感满满的。

Elly

保持印象笔记的独立性,不要学互联网公司的急功近利和短视,把目光看的更长远,做百年公司。笔记里有太多重要的东西,很宝贵的。

他们对印象笔记的期盼,

或许你也很熟悉,

我们想告诉大家的是:

大家关心的事项已列入印象笔记开发进程,期盼已久的功能会在新的一年与大家陆续见面。2018年的印象笔记,值得你等待。

印象笔记永远保持初心,一直做大家喜爱和可信赖的大象。

未来我们会通过各种形式给大家带来笔记的使用方法和技巧,包括但不限于文章、视频、沙龙……

感谢对印象笔记的关注和喜爱,我们会努力做的更好。如果你也有想要跟大家分享的工作新姿势,可以将自己的企业版使用心得投稿到 gushi@yinxiang.com。 一经采纳,即可通过大象与更多人分享,还有奖励噢~


印象笔记企业版为知识工作者打造知识管理平台,从团队知识的收集、共享到沉淀全过程,提升每位成员的工作效率,从而成为团队的“第二大脑”。

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