如何用印象笔记进行个人项目管理

用法与故事

如何用印象笔记进行个人项目管理

印象笔记团队 2018/03/16

印象笔记团队 2018/03/16

生活中是不是越来越离不开印象笔记了呢?任何事情只有存在印象笔记里才会安心,所以笔记的数量越来越多,笔记内容的分类也不那么清晰了。有的笔记本里既有工作相关的项目清单,又有自己收藏的一些有趣的文章,甚至还有几张扫描的收据,而有的笔记本里却只有几条笔记。最后,印象笔记成了你的“一个杂乱无章的仓库”,里面什么都有,却什么也找不到……

所以,这个时候就要学会创建个人的项目管理系统。下面就和大家分享一下,如何简单 9 步,轻松建立项目管理系统。

1.整理你的笔记本


整理是最难的一步,因为必须要舍弃很多东西。首先可以快速浏览所有笔记本的内容,看一下有哪些是你以后再也用不到的或是已经过时或不重要的内容,如果有,你就可以把这些笔记删除了。

还有一个方法就是合并,把主题相同或内容相近的笔记合并到同一条笔记中,也可以把两个笔记本合并到一个笔记本组当中。

2.创建项目笔记本和笔记本组


现在,你需要为项目管理系统创建笔记本和笔记本组。

比如说像下面这样:
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同时,也可以在这些笔记本前添加数字,在笔记本列表处将笔记本按照你想要的顺序排列,这样你就可以迅速找到你想要的笔记本和笔记了。

屏幕快照 2018-03-16 下午4.38.07

3.创建项目进度表


即使你的笔记本系统井井有条,你还是需要有一个总进度表的地方可以链接到你所有的项目,比如像下面这样:

屏幕快照 2018-03-16 下午5.01.32在上面的进度表中,我列出了我所有的项目,并附上每个项目我访问的频率,这样我就可以知道应该如何分配时间,最先处理最紧急的项目。同时,也可以在下面添加一些短期项目,保证任何重要事情都不忘记。

如上图所示,可以看到有一个 “愿望清单”的部分,那里记录的是我想要做却暂时没有时间做的事。放在这里,就会时刻提醒我自己。

你可以按照你自己喜欢的方式管理你所有的笔记本,让你的笔记真正为你所用。例如,你可以为某些项目添加截止日期或提醒,或是链接许多其他相关的笔记;或者是创建一个待办清单,提醒你每个项目下一步都需要做什么;也可以设置标签,如’进行中’‘已完成’’紧急’‘不紧急’等等,通过设置标签,灵活掌握项目进展情况。

总进度表笔记可以作为你的指示仪表盘,根据所有的笔记项目类型,以及你使用笔记的习惯,用最有用的信息个性化整理你的所有笔记。你也可以这条笔记作为你的主要任务列表。每项任务完成后,勾选复选框里就可以轻松做出标记了。

4.整理项目笔记


你的所有笔记、灵感、计划、项目、相关邮件以及任何与你的项目相关的内容都可以存在这些笔记本里。在你的笔记本中,可以通过很多方式组织你的项目笔记。

你可能习惯于在每条笔记中保存大量的信息,这样与某一主题相关的内容在一处就可以找到;也可能想要每一篇文章都独立创建一条笔记,这都取决于你自己的想法,最重要的就是符合你自己的使用习惯,保证每一条笔记里保存尽可能多的信息,而且能够轻松快速找到。

5.添加快捷方式


建立个人项目管理系统的重点在于确保可以随时快速找到任何所需资料。其实快捷方式可以实现这一点。

屏幕快照 2018-03-15 下午2.29.40

通过减少笔记和笔记本的数量,虽然找资料更加容易了,但是有些资料你可能想要只需点击一下就可以找到,那么创建快捷方式就是一个不错的选择。只需将笔记本或笔记拖拽到快捷方式项下,你就可以随时找到他们了。

6.设置提醒和截止日期


当管理多个项目时,印象笔记的提醒和设置日期功能非常有用。只需点击笔记右上方的闹钟图标,再添加日期就可以了,非常简单;添加提醒后,你就可以在笔记本中的笔记列表上方看到所有已设置提醒的笔记。

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设置日期的目的是提醒你在某一天需要处理某一条笔记。通常我会把提醒日期设置在截止日期之前,并把截止日期写在笔记的最上方,这样在笔记卡片视图里就可以直接看到。

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还有一点需要注意的是,如果在一条笔记里有许多不同的任务,将无法为每个任务设置不同的提醒,只能为整个笔记设置提醒,所以最好将每个任务都分别保存在不同的笔记里。

7.形成标签系统


同样,标签系统也没有统一的标准或形式,适合自己的就是最好的。你可以使用“高、中、低” “1、2、3” “现在、明天、下周” “读书、写作、日记” “养娃、食谱、旅游” 等等,只要是你觉得好用的就完全没有问题。

或者,如果你觉的没有必要,也可以不使用标签,印象笔记超强的搜索功能也完全可以满足你的需求,其高级搜索语法功能允许根据笔记的创建日期,所含媒体类型(音频、图片)甚至创建的地点进行搜索。

8.关联其他APP


有很多支持绑定印象笔记的应用,例如:知乎、微信、微博、多看阅读等等。

自己比较常用的是知乎和微信

知乎手机客户端可以一键保存完整问题答案到印象笔记,还可以添加标签分类整理,更方便查找和搜索。

打开文章—分享—选大象图标 【保存到印象笔记】就可以了

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可以把微信公众号文章和微信聊天记录保存到印象笔记

微信文章

1.关注微信公众号“我的印象笔记”,按提示绑定印象笔记帐户

2.在微信中打开文章— 点击右上角的【】— 选大象图标,【我的印象笔记 】就可以了

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聊天记录

长按任意消息,选择“更多”之后勾选所有你想要保存的消息,再点右下角的【】选大象图标 【我的印象笔记】 就可以了。

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9.与他人协作


如果把印象笔记仅作为个人项目管理系统,可能不太需要使用协作工具,但是在工作中不可避免地要与他人一起协作,毕竟沟通对于有效的项目管理至关重要。

点击笔记右上方的【共享】按钮,或者发送笔记链接,就可以轻松与他人共享笔记。

同时,工作群聊也是与同事深入交流工作,共享工作成果的一个非常便捷的方式,在电脑或移动设备上找到工作群聊按钮,点击 【+新群聊】,输入邮箱地址,点击发送,就可以了。

用印象笔记做好生活的项目管理


你可以把你认为以后会需要的内容都保存在印象笔记当中,而且将印象笔记设置成一个高度组织化的项目管理系统就会更有用。这些原则也不仅仅适用于工作,用于个人项目也同样可以。所以,从现在开始整理你的印象笔记帐户吧,让一切都井井有条,让你的生活更有效率!

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