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保存零工经济中的团队知识

保存零工经济中的团队知识

印象笔记团队 2017/11/29

印象笔记团队 2017/11/29

还记得你父母或祖父母在一个工作岗位上能干一辈子吗?或者他们始终都在为同一家公司工作?虽然如今看起来有些奇怪,但曾经这可是常有的事:在一家公司工作几十年后退休,然后收到一块金表作为纪念。如今,企业的工作方式与以往有很大不同:运行速度空前之快,员工也以相似的速度发生变化。在美国企业中,合同工高达40%。受Upwork和自由职业者联盟委托,最近一项研究认为,十年内自由职业者在全球劳动力中的占比将超过50%。

2016年,即使是全职的“终身”员工,他们在一家公司的平均任期也降低到4.2年。员工入职离职频繁、自由工作者数量日益增多,导致团队在不同项目、公司和时间段里往往很难保证连续性。更糟的一点是,公司积累的知识也因此丢失,这是很致命的。

对于企业团队而言,共享存储有何意义?

这与公司的规模无关。无论有4名或400名员工,也无论他们跟了你几个月或是几年,员工都是公司的一部分。以前,由于“终身任职”,员工们的知识可以拼凑在一起——他们记得六年前某个“新想法”时发生的点滴,知道去年春天某个项目的资料放在哪里,明白几年前雇佣代理时发生了什么,也熟知自己的角色定位和公司的战略。

如今,人们却很容易忘记已经完成的工作。随着时代发展,自由职业者将工作资料存储在电脑上,但离职时这些信息会被清空,即使公司想与这些优秀的自由职业者继续合作,也难寻痕迹,而当聘用他们的主管离职时,这些自由职业者的联系方式也会消失得一干二净。团队会丢失进行中项目的记录。当如此多的人常年进行某项工作时,想要公司品牌和声音保持一致就更是难上加难。共享存储是所有公司的命脉,零工经济又是一把双刃剑, 如何才能两全其美呢?

避免混乱

我们访问了Nicole Hanusek,作为旧金山的精品网页设计公司Smack Happy Designs的老板,Nicole深知公司知识丢失的风险。她的商业模式依赖于可以随时联系的远程员工和设计师。Nicole并不在乎员工的地理位置,她只想雇佣最好的人才。但优秀的网页设计师都知道,组织架构意味着一切。Nicole需要在项目开始时就统一每个人的意见。无论何时何地,Smack Happy的任何员工向客户提供的信息都要保持一致,不能引起误解或错误,这一点非常重要。

Nicole在印象笔记企业版中创建了一系列业务流程和模板,她和团队成员可以随时随地查看。有了印象笔记,她不仅可以管理项目、与客户分享工作内容,还能对公司的所有业务记录进行实时更新。她的团队能用快速查找或快捷键轻松找到任何需要的内容,也不用担心工作内容或共享知识会丢失。纵然时间流逝,员工更迭,但他们的工作内容都会停留在Nicole的指尖,这正是她所需要的。

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印象笔记和零工经济

零工经济已经是大势所趋,为了让你的工作记录和流程无懈可击,这里有一些小建议。

1.信息集存化。选择一个路径来存储你公司所有的工作内容。你不会把你的家庭相册放在三十个不相关的盒子里,所以你也没必要把团队的集体知识胡乱存放。使用印象笔记,轻点几下鼠标,就能找到你公司的任何文档、照片、声频或任何项目。如果你的团队利用Google Drive,则可以直接将谷歌的链接拖放到印象笔记中,以便将项目文档与你的笔记一并保存。Slack中也嵌入了印象笔记,因而能更快更轻松地捕捉重要对话和决定。

2.文档标准化。不长记性往往会重蹈覆辙,在商业中更其如此。如果没有可靠易懂的索引,你可能会发现自己或员工在重复工作,或在实施几年前已经尝试过的方案。当你将文档存储在印象笔记企业版中,最好使用一套标准化的笔记本、标签和命名方式,便于查找和理解文档。但也别过分强调完美:印象笔记强大的检索功能可以检索出一篇文档里的任何单词,所以即使笔记标记出现了错误,你依然可以迅速找到它。

3.与团队共享。想要充分利用你的知识文档,可以与相关人员分享笔记。无论你是与团队中的成员分享笔记,或是将笔记本分享到整个公司,具体的分享方式、时间和地点都任君选择。你可以将笔记链接放在一起,方便查阅。也可以根据笔记本的内容创建一个索引。只要这些信息通过印象笔记企业版分享,工作内容就会永久保存。即使员工离职,你仍然可以随时随地访问他们完成的任何工作。

员工、合同工和自由职业者接触你做的工作,为你的成功助力,并不断前进,你的文档会不断丰富,变得更加复杂。尽管你的同事不会一辈子都待在一个岗位上,但你的工作内容、业务流程和公司知识都将不断传递下去。

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