印象Online: 我们为什么要学习知识管理?

用法与故事

印象Online: 我们为什么要学习知识管理?

印象笔记团队 2017/08/01

印象笔记团队 2017/08/01

嘉宾介绍:本期印象Online请到的嘉宾是印象大使何洋。他是金融公司产品经理,也是一枚文艺青年曾骑行318川藏线更重要的是有5年印象笔记使用经验并是优秀简书专栏作家。他曾写过多篇关于如何做知识管理的文章,也想跟大家聊聊他对知识管理的认知与见解。

其实在确定这个主题「为什么要学习知识管理」的时候,有一些犹豫。前不久看得到专栏“刘润5分钟商学院”的作者刘润的一场直播分享,他在讲述写作、演讲心法的时候,提到了“价值感”一词。

“任何一篇文章、任何演讲,都在回答三个问题,what,是什么。why,为什么(这事儿的动机)。how,怎么做。如果你核心讲 what,你通常是一个教科书式的东西,字典式的东西,如果讲 why,你很容易讲成心灵鸡汤,但如果你讲 how,你就很有可能变成一个方法论,变成一个价值感特别强的东西,你要对这一点有清晰的想法。”

所以,关于知识管理应该分享的是“如何做知识管理”,而不是用理论来阐述“为什么要学习知识管理” ,大部分听众应该也是奔着干货和方法论来的。但最终促使我确定这个主题的原因有两个:

  • 过去自己已经写过很多关于如何做知识管理的文章,基本把自己在探索知识管理的过程中的方法论、需避免的坑都分享过了;而对于为什么要学习知识管理,自己还没有想的太清楚,可以借此深入思考;
  • 最近看过的一个TED视频《伟大的领袖如何激励行动》,里边提到了“黄金圈法则”,知道了对于任何事,只有想明白了“为什么”,才会知道“怎么做”,才能真正做出“什么”。

Part1:我的印象之旅

我与印象笔记结缘是在2012年5月,当时还是用的国际版的Evernote,主要是用来替代过去自己在纸质笔记本或word文档,甚至是QQ空间等写日记、文字的习惯。这个阶段用印象笔记主要是把它当作云笔记来使用,方便多平台查看、编辑。

第二个阶段是在2013年7月。随着移动互联网的发展,自己也越来越喜欢在手机上看一些文章,包括微信公众号、朋友圈,以及知乎日报等等。而看到好的文章后,自己习惯性地会进行收藏。后来发现这些文章可以一键保存到印象笔记后,就开始疯狂地往印象笔记发送文章。过一段时间,再打开印象笔记,就开始焦虑,一个笔记本里边会有几百,甚至上千条笔记,完全没了再次阅读的心情,也变得更加焦虑。所以,就开始根据自己的兴趣爱好,在印象笔记中建立笔记本,把文章进行分类管理。同时,这个阶段,也开始成为印象笔记的付费用户,尝试使用它的演示、共享和智能推荐等功能。

第三个阶段是在2016年6月。因为看了李参老师的《印象笔记,留给你的空间》这本书,自己开始建立自己的知识体系,对自己的笔记本结构进行调整、重构,使其能满足自己工作和生活的需要。同时,也开始正式建立自己的标签体系,借助标签体系来完善知识体系,提高知识管理效率。在这个阶段,自己也开始尝试把自己的一些知识管理经验在简书、知乎等平台进行分享,获得了很多认可。

第四个阶段是在2017年3月。这个时期的核心是根据自己的年度计划、关注点,来完善自己的知识体系。把过去很多不常用的笔记本归档,只保留跟自己当下的关注点有关的笔记本。同时,也开始学习一些高级的技巧,比如搜索语句、与第三方应用的高效搭配等等。另外,也很荣幸地加入了“印象大使”项目,有机会跟更多资深用户交流、学习。大家可以看到,这里展示的就是我目前的知识体系。包括四个部分:

  • 第一部分,是“输入”端。包括默认的笔记本“收集箱”,以及其他固定的默认笔记本,包括“微信”、“简书”和“得到”等等。这些就是所有去往印象笔记的入口。
  • 第二部分,是“聚焦当下”。这里主要有“GTD实践”,“高效工作”和“快乐生活”,主要是跟自己当下的工作和生活相关的笔记。其中,GTD也是最近才开始实践的,正在积累相关的经验。
  • 第三部分,是“展望未来”。这里主要是跟自己想做的事情,想提升的能力或想锻炼的技能有关。这里边存储的内容也对应于时间管理四象限中的“重要但不紧急”的事情。
  • 第四部分,就是“归档资料”。过去工作相关,或现在基本不会再看的笔记,都会存储在这里。

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接下来,先跟大家分享几个我跟印象笔记的有意思的故事:

  • 笔记最多的笔记本

我是从2016年6月开始坚持写晨间日志。到现在接近一年,所以这个笔记本理所当然成为笔记最多的笔记本。

写晨间日志最有意思的有三点:第一,用竖版的九宫格模板,可以快速复制,然后每天早上用半小时来填空即可,回顾昨日、计划今日,本身就特别有意思;第二,可以建立时间标签体系,方便每周回顾、每月回顾,甚至,长期坚持下去,你在写当天晨间日志的时候,可以看到去年、前年的今日你做了哪些事情?有哪些开心或有成就的事情?第三,九宫格还可以不断扩充,比如我在看了成甲老师的《好好学习》之后,就开始扩充自己的晨间日记模板,加了好几项内容。

  • 最有意思的笔记本

在我的印象笔记里有一个叫“每日一照”的笔记本。这个笔记本的目的是每天拍一张照片。这个看上去很无聊的想法是来源于一个TED演讲。那位演讲嘉宾分享了一个他的有意思的故事:他每天用手机录一秒钟的视频,然后一年下来,就有了一个6分钟的短片,可以通过这个短片回顾这一年里的每一天,特别震撼。

所以,我就也开始尝试,只不过,我采取的是拍照的方式。每天一张照片看起来很酷,实际做下来确实很枯燥,你每天上下班、挤地铁,周末出去逛逛街或图书馆,生活的圈子非常固定,拍了几天就发现没有了新鲜感,没什么新东西值得拍。但我依然坚持了下来。

坚持了大半年后,有一天我发现了一个特别惊喜的事情,就是大家看到的这副照片。我把它叫做“四季”。也就是这一年的不同季节,我都在同一个地点、以同样的角度拍过照片。用照片记录下四季的变化,这真的是很神奇的事情。

  • 最珍贵的笔记

2013年6月我们骑行团到达拉萨后,有当地的记者要采访我们,想把我们的故事刊登在拉萨晚报上。我们欣然接受了。然后,几周后我们的故事和照片就出现在了拉萨晚报上。由于我们都已经返回了各自的城市,无法拿到纸质版报纸,就去拉萨晚报的官网上把那一版的网址保存了下来。那个时候我还不是印象笔记的重度用户,对于这种网址,我一般都是收藏在浏览器中就结束了。但当时无意识地把那个网址的内容剪辑到了印象笔记。

然后,几个月后,有一次公司组织演讲比赛,我想用这个电子版报纸的图片。但是没想到的是,登陆那个网址后,呈现在眼前的是“404”,我一下子就懵了。不过,稍作思考后,我就意识到,我的印象笔记应该保存了这个网址的内容。多亏印象笔记,自己才能把这么珍贵的记忆保存了下来。

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Part2:我们为什么要学习知识管理

一、
最近,看了一个TED演讲:《伟大的领袖如何激励行动》。演讲者分享了一个法则:黄金圈法则。

大概的意思是说,人们的思维分为三个层次:what、how、why,每个人都懂得 what,部分人懂得 how,只有少数人懂得 why。大部分人是以 what >>> how >>> why 的层次思考的,但真正成功的、给人启发与激励的思考方式刚好相反。真正成功的、给人启发与激励的思考方式是 why >>> how >>> what。任何一项事,只有明白了“为什么”,才会知道”怎么“做,才能真正做出“什么” 。最简单的例子,就是关于学习。我们很多人,面对如今的信息爆炸时代,常常会异常焦虑。我们什么东西都想学、什么信息都接受,结果就会被各种各样的信息淹没,陷入更深的焦虑中。

但是,如果我们按照黄金圈法则来思考问题,先想清楚我为什么要学习?我该如何学习?我要学什么?这样就能让你的关注点聚焦起来,专注于某一个领域,通过日积月累取得个人成长的突破,获得自己的核心竞争力。

二、
对于知识管理,它的黄金圈的每一项都对应着什么呢?

  • why:我们为什么要学习知识管理?——建立我们的第二大脑和个人资料库,让大脑专 注于思考、创造
  • how:我们如何进行知识管理?——借助工具(印象笔记)构建知识体系,并不断丰富、完善
  • what:知识管理到底管理什么?——思维、信息、记录

那又是为什么我们要建立第二大脑和个人资料库呢?

因为我们的大脑不擅长记忆,大脑擅长的是思考与创造。根据数十年的心理学研究成果发现,人们可以保留在短时记忆中的事物数量,有着严格的限制,通常约为7件事物。比如,某个朋友告诉你他的电话号码,在你把它写下来之前,你的短时记忆只能记住一段时间。

或者,如果你在心里将好几个两位数字相称,你的短时记忆就是你能保持追踪所有中间片段的位置。比如,14乘以27,当你在大脑中计算时,你需要调用基本的乘法口诀,以及大脑的短时记忆功能,在大脑中进行计算。

三、
而有了第二大脑和个人资料库后,我们就可以通过它达到以下的目的:

  • 建立思维和信息的秩序
  • 建立知识之间的关联
  • 在需要时快速找到相关知识
  • 通过实践,将知识转化为技能和智慧

1.建立思维和信息的秩序

我们的大脑每天都面临着多重考验:工作和生活中必须要做的事情、自己制定的短期和长期计划、灵光乍现的想法与灵感等等。建立思维的秩序,可以让我们达到“活在当下”的理想境界。

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以我自己为例,每当我安排自己的待办事项,或是突然有什么临时想法时,就会拿出手机,快速建立一条新笔记,记录下大脑所想的事项。

这条笔记默认是在收集箱中。我再根据这些事情的属性进行归类,如果是马上要做的,就放入“下一步行动”中,如果是以后要做的,就放入“将来/也许”中。

信息的秩序就比较容易理解了。我们每天都要接收很多外部信息:电话/短信、微信/QQ、邮箱、网页、第三方应用(知乎、多看、得到、格志日记等等),印象笔记可以帮我们将文字、文档、图片、声音、影像等外部信息全部有秩序地保存。

而个人信息库主要是指,手机通讯录、写的纸质笔记、护照、证件、电影票、老旧照片等,都可以拍照或扫描存储在印象笔记,并且在以后需要的时候搜索到,因为印象笔记是支持图片内的文字识别,并且有“圈点”功能进行图片上的标注。

2.建立知识之间的关联

建立知识之间的关联,主要通过以下两种方式:

  • 笔记内部链接
  • 智能推荐

笔记内部链接是一个特别好用的功能。比如我最近对“选择”这个话题特别感兴趣,看了很多相关的文章和书籍后,有了一定的了解,但想自己写一篇相关的文章,还是无从下手,总觉得还有很多不了解的知识。

于是,我就在“想法/灵感”这个笔记本里新建了一个笔记,根据对现有资料的了解,整理了一个框架,并附上相关资料的内部链接。每当从其他地方看到跟这个主题相关的资料时,我都会收集,并把该文章的主旨和内部链接放在这里。这样,等我真正开始动笔写这篇文章时,就可以快速、高效地完成。

而印象笔记的智能推荐,就更加有意思了,可以自动化地帮你建立知识之间的关联。比如,我在准备这次分享的内容时,系统就自动给了我推荐,都是跟我当前的内容高度相关的参考资料。这样就不用我自己去手动搜索,就可以快速找到参考资料。

3.在需要时快速找到相关知识

在快速找到相关知识方面,印象笔记提供了四大法宝:命名+分类+标签+搜索。

命名:关于命名,这里只给大家分享一个技巧。借鉴淘宝卖家为其宝贝命名的方式,即把跟相关的关键词全在笔记主题里体现,这样在后续查找时就非常高效。

分类:分类主要是每个人的知识体系相关的。印象笔记跟其他同类云笔记产品最大的区别就是在分类上。印象笔记只提供了二级分类,如果要更细致地分类,只能借助标签来实现。以前,读田志刚老师的《你的知识需要管理》时,看到里边有提到过一个理论:有专家研究过人们的电脑文件夹分类与使用习惯,发现,当文件夹分类超过2层时,再次打开的概率就不会超过10%,所以,印象笔记的二级分类还是有一定的道理的。

标签:标签是作为分类的互补存在的,打标签的一个核心原则是:按照自己的思维习惯,想到什么词,就用这个词作为标签。方便以后的查找。

搜索:搜索是印象笔记非常强大的一个法宝。印象笔记有三种搜索方式:快速搜索(Ctrl+Q)+单条笔记搜索(Ctrl+F)+全部笔记搜索。其中,快速搜索的范围包括:笔记本、标签、历史搜索和已保存搜索;全部笔记搜索的范围包括笔记标题、正文、图片等;单条笔记搜索是定位某个关键词在笔记中的位置。

4.通过实践,将知识转化为技能和智慧

最近,看李笑来老师的《通往财富自由之路》专栏,他讲了一个很核心的观念:我们的大脑就像是一个操作系统,最底层是概念及其关联,往上一层是价值观和方法论,最上层是践行。

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我们不断习得新的概念,更新或者替换旧的概念,在它们之间不断建立更有效的关联;以此为基础,我们不断打磨自己的价值观,研究做各种事情的方法论,由此产生选择与行动;通过不断践行,反过来刺激我们不断重新审视概念与关联,不断升级价值观与方法论。于是,我们大脑这个操作系统就不断地升级、优化。

而通过我们的第二建立的第二大脑所提供的是“知识及其关联”,与我们大脑的操作系统结合在一起,就仿佛是给操作系统加了一个可移动的硬盘。极大地提升了操作系统的存储空间,且通过这个第二大脑可以减轻操作系统自带的硬盘的存储压力,使其速度更快、性能更好。

这样我们的操作系统就会更加强大,像开了外挂一样,更快地迭代、升级,通过不断实践不断地将知识转化为新技能,进而通过融会贯通形成一种智慧。

Part3:我的思考与困惑

在不断学习和探索知识管理方法的过程中,我也遇到过很多困惑:

  1. 到底什么是知识管理?
  2. 有没有一套完善的知识体系标准?
  3. 学习知识管理到底有没有用?

1、知识管理是一个非常大的话题,我们今天所分享的其实主要是个人知识管理。我在准备这次分享的过程中,也去MBA百科上查看到底什么是知识管理,发现知识管理是一个非常复杂的概念。仅仅考虑我们今天分享的个人知识管理,也没有一个清晰明确的概念,更不用说相应的方法论了。所以,这一领域非常值得我们持续探索、学习。

2、知识管理并没有一套标准的方法或体系,任何大牛、老师的分享都不能帮你构建你的知识体系,包括印象笔记官方,也不可能出一套标准,说知识体系的构建第一步怎么做,第二步怎么做。你只能在借鉴别人的基础上,不断丰富完善自己的知识体系。

3、在日常生活中,我也经常观察:有很多人他们并不懂什么是知识体系,甚至根本都不用或没听说过印象笔记,但是好像日常生活并没有受到什么影响。而自己花费了很多精力和时间去研究、完善自己的知识体系,去实践管理,貌似也没看到对我的工作、生活有实质性的帮助。这样的困惑,在我了解了一个概念之后才解开。那就是“长期”。李笑来老师在他的专栏里边经常提到这个概念,任何事情加上长期,他就一定会有意想不到的价值。如果你对投资理财,尤其是价值投资比较了解,你应该懂我的意思。所以,其实这样的困惑是没必要的,学习知识长期来看一定是有用的。当然,前提是你要开始建立你的知识体系,并不断丰富和完善。

附录
最后,附上几篇我自己收藏的比较有价值的关于知识管理方法的文章,希望对大家有参考价值。(其中,后2篇是我自己写的)

点击链接,回听完整分享内容:https://m.weike.fm/lecture/?lecture_id=4333097&st=channel_10

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