用法与故事

1 分钟让你思路变清晰的「三层笔记法」

1 分钟让你思路变清晰的「三层笔记法」

印象笔记团队 2017/03/20

印象笔记团队 2017/03/20

周一是整理思路的好时机,今天,就来跟大家分享「笔记改良格式」,也可以叫做是「笔记的三层空间法」。

这篇文章想分享的笔记改良格式,针对的是「怎么让一则记录型笔记更加有效?」的问题来进行笔记格式的改良。「记录型」笔记像是文章草稿、工作上的企划、任务的执行规划,一般来说我们会习惯把收集到的资料、听到的内容、自己的想法一股脑的记录下来,但是即使笔记内容看起来很丰富,然而正是因为陆续添加的内容太多太庞杂,最后这则笔记反而千头万绪,让我自己找不到重点在哪里?这时候,「应该怎么写笔记、做记录」才能更容易理出头绪呢?

最简单但很有效的笔记三层空间:

那么怎么样从最基本的「笔记格式」来改造笔记的使用效率,如果格式太复杂,变成我们要花很多心思与时间去画出漂亮专业的格式,那样会让格式反客为主。在经过了一些尝试与长时间的实践后,得出的结论是:纪录型笔记应该有一个固定的「三层格式」:

  • 行动笔记
  • 构思笔记
  • 封存笔记

在印象笔记中,就是在一则笔记里以流水帐的捲轴方式分出「行动」、「构思」、「封存」三个记录空间,分别在不同空间写上相应的内容。

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这种笔记三层格式「非常简单」,但是「效果非常显著」。

因为简单,所以一分钟内就可以学会、几秒钟内就可以画出这个格式,而且像是几乎没有什么复杂排版功能的印象笔记,或是任何文字工具都能做得到这种笔记格式。因为效果显着,所以笔记可以更容易理出头绪,并且让这些笔记转化成更有效的后续行动。

如何实践笔记三层空间结构:

当准备记录一个课程演讲心得、写下会议旁听速记、进行文章的构思、文案的草拟,或是任务的企划与执行时,可以先在空白笔记上写出下面这样的三层结构:

  • 行动笔记:
  • 构思笔记:
  • 封存笔记:

很单纯的用文字的小标题区分出笔记里的三个空间,不一定需要额外的装饰(例如水平分割线,当然有也不错),这样要画出笔记格式的速度最快,并且无论电脑端、网页端、行动端,甚至在纸本笔记上都能立刻画出这样的格式。

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构思——封存——行动

开始时先利用「构思笔记」这个空间进行书写,可能写出当下的想法、列举大纲,把收集到的资料重点填入,或是把会议上、邮件里接受到的任务记录下来,并且写下我对资料与任务的注解等等。这里就像我们平常习惯性的流水帐做笔记记录一样。

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但是,随着收集到的资料愈来愈多,或是来自主管、客户对任务有所更新,还是整个企划开始有了转变而需要推翻之前的一些想法时。这时候「封存笔记」空间就发挥作用了:把构思空间里那些过时的、无用的、多余的笔记往下移动到封存笔记空间。于是「构思笔记」空间里保留了有用的、精华的笔记内容,而「封存笔记」空间里把那些杂乱但以后可能具有参考价值的思考过程、零散资料也保留下来备查。

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最后,从构思空间里继续做笔记中最重要的一个动作:如何把笔记转换成行动力。透过一直保留在最上层的「行动笔记」空间,精炼出构思企划里需要执行的步骤,或是文章草稿大纲的核心精神、关键问题,写入行动笔记空间,让自己一看到这则笔记后,立刻可以找到下一步行动的方向。

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辅助数位笔记特性,建立可流动的笔记空间:

三层的笔记空间格式虽然在任何平面上都能进行,但是如果辅助像是印象笔记这些数位笔记工具的优点,又能发挥更大的效益,因为我们可以把三层笔记空间变成「可流动」的笔记空间。因为思考本来就是流动的,任务本来就会随时转变,一个可流动的笔记空间,让笔记可以符合真实世界的弹性变动。

1. 善用数位内容可流动的特性:就如同前面提到的,在实际的纪录过程中,你会发现很多资料是需要「被移动」的,因为新的重要资料出现了、更正确的内容被更新了。这时候在印象笔记这样的数位笔记中,只要简单的复制粘贴上,就可以把原本在构思空间的笔记,移动到封存空间,或是移动到行动空间,达成笔记有效的转化。

2. 善用数位空间可扩充的特性:另外因为笔记内容常常会不断的增加,原本一开始规划的笔记空间可能会不够用,而在印象笔记这样的数位笔记里不需要事先考虑空间大小,因为随时增加内容就能扩增原本不够用的笔记空间。

3. 善用数位资料库可连结的特性:在印象笔记中也方便在笔记里随时连结其他笔记内容,复制其他笔记内容,这样就让笔记的空间不是「钉死的」,而可以随时弹性跟着我们的思绪舞动。这尤其在许多工作职场笔记上非常有帮助。

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三层笔记空间范例:

最后,我们找来了几个使用“三层笔记空间”来做笔记的真实范例。

1. 想法笔记案例:我之前在电脑玩物要写作「Google Drive 超工作术:16招云端硬碟变最强办公桌」这篇文章时,就先用三层空间建立文章草稿,先在「构思空间」里把大纲写出来,上网搜寻可能的利用方式,以及自己实践过的工具,接着开始一一实测。这时候遇到无用的,就立刻归类到「封存空间」,然后开始在「构思空间」里规划文章的开头与结尾,并且继续把可能多馀的内容移出放入「封存空间」。最后,在「行动空间」里开始构思这篇文章最好的标题,做反覆的修改,以及写出这篇文章我想诉求的最大重点、核心价值是什么,撰写时提醒自己必须整篇文章可以说服读者这个核心价值。

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2. 企划笔记:活动规划、文案发想又或者我在企划一本新书的发表会活动,这时候我会先在「构思笔记」里进行活动流程规划,列出需要准备的物品,写下需要事先完成的步骤,但是同样的流程一定会有更新,这时候旧的资料与想法就归纳到「封存笔记」。然而从「构思笔记」里撷取出真正需要去执行的任务,把任务清单用待办清单核取的方式列在「行动笔记」里。这样的企划笔记就可以同时保留自己的想法(构思笔记)、团队讨论的纪录(封存笔记),但是又能聚焦必须执行的任务(行动笔记)。

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3. 任务笔记:琐事执行在工作上是不是常常有很多大大小小的任务要被执行,当这个任务从邮件或会议上被交代到我手上的当下,先把当下交代的所有细节记录在「构思笔记」,然后再从里面挑选出真正必须去做的具体步骤写入「行动笔记」,如果执行过程中有什么其他琐事则可先写在「封存笔记」,这样就让任务执行过程更加清楚明白。透过这样简单的笔记三层空间格式,加上印象笔记这类数位笔记流动空间的优点,就能很有效的写出更好更有效的想法、企划、任务笔记。

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