陈加岗:如何做好团队知识管理

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陈加岗:如何做好团队知识管理

印象笔记团队 2017/03/16

印象笔记团队 2017/03/16

印象笔记企业版联合跟谁学商学院和优酷直播的线上、线下联动课程在云享客长富宫中心成功举办。

致力于帮助教培机构解决办校问题的跟谁学商学院的唐振华老师和专注知识管理的印象笔记的陈加岗老师,结合自身的实践经验,与大家奉上了沉甸甸的干货。

陈加岗老师的演讲主要针对团队遇到的以下问题/挑战:

  • 做项目找不到需要的文档和资料?
  • 团队积累的知识,因为人员流动和其他原因丢失?
  • 做新项目的时候, 虽然是以前做过的项目,但要从零开始,费时费力?
  • 团队的知识和经验没有完全发挥?
  • 团队的创新能力无法提高?

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一、什么是知识管理?

首先来看一下信息管理学概念的DIKW模型,需要分清楚数据,信息,知识,智慧的区别。

举个例子:

  • 数据:学生的成绩
  • 信息:表格追踪这位学生的成绩
  • 知识:从点到面,分析他的成绩和其他信息,了解到什么课程适合这位学生,甚至未来一年开发哪些合适的课程
  • 智慧:融汇贯通不同方面知识,了解到怎么运营一家学校

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今天我们聚焦“知识”,即用经过提炼的数据和信息,来满足业务需求或解决团队问题。总结而言,知识管理即知识获取、输出使用和创新的过程,把碎片化的数据和信息转化为知识。

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有效的团队知识管理,有两方面好处:

  1. 新老员工的知识传承,或是不同团队和部门之间的知识共享,让员工不觉得是自己一个人在战斗,提高团队协作效率。
  2. 创新其实是把不同的知识点连接起来,比如今天的演讲,是整合了我收集各种外部和内部知识管理资源的成果;当整个团队的知识点能在同一个地方可以访问,意味着可以发生创新的节点也会更多,团队创新的潜力会更大。

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以下是一家教育培训公司的“知识地图”,供大家参考。“知识地图”的概念来自于《哈佛商业评论》,帮助我们更有系统了解团队的知识需求。

纵轴是知识属性,从下到上,显性知识是指能够清晰用文字表达和传授的知识,隐性知识是指不能清晰用文字表达和传授的知识,比如通过时间积累的经验和判断能力。横轴从左到右则代表知识的复杂程度。

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(模拟图谱,仅供参考)

二、如何在团队实现知识管理?

要在一个团队里成功实现知识管理,确定团队的需求和目标后,也需要有专人负责部署和推广。此人需具备以下两个条件:

  1. 不一定是老板,但必须是自己已经在进行知识管理,并对知识管理有足够的了解和热情。
  2. 善于组织团队去参与知识管理。团队成员知道知识管理对于自己工作的价值之后,会更愿意参与。

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2.1 知识的获取

知识获取 = 知识收集 + 知识整理

印象笔记企业版可以便捷将散落在各个平台上的资料汇聚在一处,并跟团队共享。

企业版中支持多种格式的文件,Word、Excel、PPT、PDF等类型的资料可以直接拖拽到笔记中,后续皆能搜索得到。

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功能1:印象笔记 •剪藏浏览器插件保存网页图文

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功能2:“我的印象笔记”微信服务号保存微信文章

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功能3:印象笔记企业版采用“笔记本”和“笔记”两级目录结构,以减少信息的查找时间。而“标签”则可以将不同笔记本中的笔记关联起来。

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“一点小建议:知识的体系结构类似一棵树。想要学习得快,就必须把主干和粗线条先学习扎实。因为后来的高级知识类似树叶,需要有主干的支持才能挂靠牢固。”

— Elon Musk

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2.2 知识的应用

知识使用 = 知识搜索 + 知识共享

知识搜索是对显性知识的应用,而知识共享则是对隐性知识的挖掘。两者结合,可以有效降低团队的重复劳动,提高整体的协作效率。

搜索是印象笔记企业版的强大功能之一,不但能够搜索图片和附件中的文字,还能搜索同事共享的内容。

功能1:识别图片中的手写文字

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功能2:搜索团队共享的内容,推荐团队最懂该关键词的同事。

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在印象笔记企业版中共享资料也非常灵活方便,可以单独共享某条笔记,也可以共享整个笔记本。

在共享的同时,还可以设置共享权限,允许对方“只能查看”或“可以编辑”。共享对象也可以设置对单个人、多个人或公司所有。

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2.3 知识的创新

创新其实是对原有资源的重新整合,必须有知识积累的基础。

我们个人已经掌握的知识是“the known”(已知的),但我们知道团队有我个人不熟悉的知识,是”the known unknown”(已知的未知),知识创新是发生在“the unknown unknown”(未知的未知)的领域里。

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印象笔记企业版的“推荐内容”功能,会根据你当前编辑或浏览笔记,自动弹出相关的笔记,包括同事共享的相关笔记。

团队这些知识你可能之前是不知道的,这个功能能帮助你去结合整个团队的知识点去创新。

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当进行关键词搜索时,印象笔记企业版的后台会智能判断团队里有哪些人熟悉你搜索的领域,我们称之为“内部专家”。

你可以直接找到他们,经过跟他们的沟通挖掘他们的隐性知识,让经验得到传承和再利用,激发创新的灵感。

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我在《罗辑思维》听过一句话,“创新是一张网”,知识管理就是要通过知识的输出和共享,方便团队获取、输出、使用和分享知识,更大机会能把团队把已经积累的知识点连接起来进行创新。而印象笔记企业版的目标则是让这个过程更有效率。

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总结一下,今天的分享主要跟大家探讨了团队知识管理的需求和目标,以及开展知识管理的方法和过程。团队知识管理不是一个结果,而是一个持续的过程,希望大家能在团队实现知识管理的路上越走越远。

 

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观看陈加岗老师的完成分享视频

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