成功案例 | 印象笔记企业版助力商业地产招商

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成功案例 | 印象笔记企业版助力商业地产招商

印象笔记团队 2017/01/16

印象笔记团队 2017/01/16

商业地产的规划与招商是一项复杂的系统,从规划设计、策划招商、考察项目、洽谈品牌、到经营管理……,整个过程中既需要对商场发展的敏锐把控,也需要将创意、资源和执行力紧密结合;既涉及到对过往知识成果的借鉴,也涉及到大量新知识的不断累积和沉淀。

传统工作模式下,业务知识往往散落在邮件、微信、笔记本、移动硬盘、电脑等多个平台上,既不方便检索,也不利于移动办公状态下调用,工作效率势必大打折扣。

接下来,我们以应用实践为例,一起来了解一下商业地产招商过程中,如何借力印象笔记企业版突破传统限制,打造持续累积的知识共同体,推动全员进步的。

一、整体部署, 设置架构和权限

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招商项目组的整体架构主要分为三大部分:部门公共、招商项目、品牌资料库。

“部门公共” 和 “品牌资料库” 笔记本组主要为部门管理文件、研究成果等公共资料,在整个商业地产管理部范围内共享。“招商项目” 笔记本组则根据业态进行划分,与项目组或具体参与人员共享。

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小技巧:企业笔记本共享

在企业版中,企业笔记本有三种共享方式:

  • 保持私有:企业笔记本保持为私有状态,除管理员外,其他人无法看到 。
  • 与他人共享:同一人或多人共享笔记本,只有受邀人可以看到笔记本 。
  • 发布到企业主页:同整个公司共享笔记本,所有加入企业帐户的团队成员都可以看到笔记本。

二、公共资料, 共享知识成果

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2.1 共享管理制度,规范工作标准

规范、规章类资料通过 “管理制度” 笔记本进行整合,并和团队所有成员共享。需要查阅时,直接通过搜索即可快速找到。这也有助于新员工快速融入团队,只需浏览 “管理制度” 笔记本即可快速知晓公司制度及团队业务。

也可以提前创建一份 “新员工入职清单” 笔记,将相关笔记链接到该清单中。新员工即可清楚地知道要准备和签署哪些资料了。

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小技巧:创建笔记内部链接

  • 打开想要链接的笔记;
  • 在笔记列表栏右键单击笔记标题,在下拉菜单中选择 “复制笔记链接”;
  • 返回到“新员工入职清单”笔记
  • 按 Ctrl+V (Windows) 或 Command+V (Mac),即可实现关联

* 也可选中具体文字,按Ctrl+K (Windows) 或 Command+K (Mac),为具体文字添加超链接

2.2 共享研究报告,沉淀工作成果

内部的研究报告,通过 “研究报告” 笔记本进行整合和共享。企业版提供无限量的存储空间,诸如 PDF、PPT、Word 等电子版报告,可直接拖拽到笔记中。

印象笔记企业版不但可以搜索图片以及附件内的文字,还可以搜索同事已共享的相关笔记,并主动推荐给你。

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 小技巧:企业版搜索与推荐内部专家

印象笔记企业版是为团队而打造的,因此加入企业版的人数越多,存储和共享的信息越多,企业版的功能就能发挥地越大。

如果是免费、标准或高级帐户,搜索范围仅限于私人笔记。升级到企业版之后,搜索范围还包括同事共享的企业笔记,有效避免重复劳动。

搜索结果还会为你推荐内部专家。通过与关键词匹配的笔记数量,为你推荐团队内部最了解相关主题的同事。

2.3 共享会议资料,汇总工作要点

部门例会相关内容,通过 “部门例会” 笔记本存储和共享。每次会议都会创建一条笔记,这既能帮助项目负责人进行阶段性总结和回顾,也能让管理者快速知晓项目进展情况,还能让重要的业务知识沉淀下来。

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印象笔记企业版中可以通过 “演示模式” 直接将笔记全屏放映出来,还可设置分页,省去了制作 PPT 的时间。

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2.4 共享行业资料,促进自我学习提升

网页上、微信上遇到不错行业文章,直接保存到印象笔记中,供大家学习借鉴。“行业资料库” 笔记本的编辑权限向所有人开放,每个人都可以贡献好的内容,相互学习,共同进步。

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关注 “我的印象笔记” 微信服务号,并绑定自己的印象笔记帐户。将微信文章、聊天对话直接转发到 “我的印象笔记”,即可永久保存在笔记里。

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保存网页文章也很简单,只需在浏览器上安装 “印象笔记·剪藏” 插件,并绑定印象笔记帐户即可。

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三、项目协作, 把控招商进展

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3.1 创建知识库,整合项目专用资料

项目专用资料通过 “共享资料” 笔记本进行整合,并邀请项目组所有成员共同编辑,为团队工作顺利开展提供基础支持。

每位成员发现好的内容时,都可以存在笔记本中,日积月累便可成为一个丰富的知识智库。需要时,通过关键词,即可快速搜索到,无形中提升了每位成员的工作效率。

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例如 Excel 模板之类的文档可以直接拖拽到笔记中,在安装了 Office 软件的电脑或移动设备上,双击附件即可直接在笔记中打开文档并进行编辑,修改会自动保存到笔记附件里。

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3.2 一品牌一笔记,同步业态品牌进展

首先为每类业态创建一个专属的企业笔记本,再按 “一品牌一笔记” 的方式,在每个笔记本里创建笔记,详细记录品牌的跟进情况。

每个业态笔记本跟相关参与成员共享,并要求大家及时更新进展。

此外,还可以点击笔记上方的 “小闹钟” 图标为每条笔记设置提醒,设置提醒的笔记会被置顶。

“设置提醒后,作为项目管理者,打开笔记本即可以快速知晓各品牌的沟通进展。作为具体负责人,可以直观看到客户最近的沟通日期,了解哪此品牌亟须跟进,哪些很久没跟进了。”

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沟通过程中,除了通过文字、录音(在对方允许的情况下)记录沟通情况以外,还可以将双方的往来邮件添加到笔记中。

只需将邮件转发到印象笔记私有邮箱,即可保存到笔记里,邮件正文及附件都将同步保存,日后查找非常方便。

不妨创建一个 “收件箱” 笔记本,作为所有邮件的存放中心或中转站。品牌跟进过程中,涉及到相关邮件都先转发到 “收件箱” 笔记本中,再通过 “内部链接” 与具体的品牌跟进笔记进行关联。

“将品牌跟进记录和邮件往来记录保存到印象笔记企业版中,一方面便于日后查找;另一方面,人员变动时,工作交接会很方便,既能防止信息遗漏,也有助于新同事更快上手。

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小技巧:保存电子邮件到印象笔记

首先在帐户信息中找到自己的 “印象笔记私有邮箱”(以@m.yinxiang.com 结尾的邮箱地址)。

其次,将邮件转发/抄送/密送到印象笔记私有邮箱即可完成保存。

在邮件主题中添加 “@笔记本名” 以及 “#标签名”,还可以将邮件保存到指定的笔记本。

四、品牌资料库, 汇总业态详情

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4.1 创建业态品牌库,关联品牌进度

品牌资料库里的业态笔记本设置与 “招商项目” 一致。内部的品牌笔记通过 “内部链接” 相互关联。这样即可避免笔记中内容过杂而造成的混乱,又能快速掌握品牌全局。

品牌相关图片,可以直接通过印象笔记移动客户端的 “拍照” 摄像头来获取。拍摄后的照片,还可以通过 “标注” 功能圈出重点。

“招商人员在外考察项目,图片资料等能很快上传,省去了要回到办公室,拷贝到电脑,再用表单上传的繁琐。”

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4.2 扫描名片,留存人脉信息

印象笔记移动客户端的 “拍照” 摄像头可自动识别名片边缘,只需几秒即可将名片数字化,保存为一条可以搜索的联系人笔记。

如果在印象笔记中绑定 Linkedin 帐户,扫描名片后,还会自动获得名片主人在 Linkedin 的个人资料和头像照片等信息。此外,“拍照” 摄像头还可以扫描纸质文件、拍摄白板照片等。

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五、转化个人智慧为团队财富

印象笔记企业版简单易用,学习成本低,可以让团队成员快速上手。笔记可以添加文字、图片、音频、PDF 等各种类型的文件,每位成员都可以根据自己的习惯来组织笔记内容。

更重要的是,使用企业版没有给团队增加额外的工作量,反而让个人业务知识更流畅地过渡给团队,将个人的智慧很好地整合起来,自下而上地推动整个团队工作效率的提升。

企业管理归根结底是对 “人” 的管理。印象笔记企业版打破了团队信息的不对称性,每个人都是团队知识成果的贡献者和受益者,这不仅能够让管理者更清晰地把控全局,做到人尽其才,还有助于营造 “相互学习、共同进步” 的工作氛围。

云计算及 “互联网+” 概念的推广和深入正在给行业带来更多的可能性,为新时代下商业地产规划与招商过程中的变革与创新引入了新的思路,相信未来不论是工作方式还是团队管理,都将有更广阔的想像空间。

印象笔记企业版也将与各商业地产管理团队一起,通过互联网为大众传递更高追求的生活和工作理念。


印象笔记企业版作为一款简单、便捷的团队知识管理工具,提供无限量存储空间,不但能将散落于 QQ、微信、邮件、U盘、硬盘、文件夹里的团队资料汇聚于一处,还能快速和团队成员共享,并通过电脑、手机、平板等设备随时随地通过检索获取所需信息。

 拨打400-898-1000,咨询企业顾问。

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