如何用印象笔记企业版构建团队知识管理体系

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如何用印象笔记企业版构建团队知识管理体系

印象笔记团队 2016/12/23

印象笔记团队 2016/12/23

谈到知识管理,首先要解答两个基本问题—-知识是什么?知识管理是什么?知识该如何定义,知识就是用来决策,并且能够帮你解决工作和生活问题的信息。关于知识管理的定义,《你的知识需要管理》一书给出了一个答案,知识管理即是学习、分享、使用和创新知识的过程,其目的是提升竞争力和工作效率。

当今社会,团队一词在工作中不可不谈,而作为管理者,在带领团队时,又会面临何种难题。

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以上基本可以说是团队知识管理的常见问题。工作上不乏一些比较零碎的想法,比如团队近期计划和项目管理中产品的规划。一般都是先拟出整体框架,期间脑海闪现的灵感便是随来随记,这样一来,个人每天的灵感和团队的问题经过日积月累便沉淀下来。再比如,每天的商务管理,记录日程、保存网页,这都是很典型的知识管理方法。

不妨进一步思考,要是将以上提到的用法上升到团队层面,试着去探索解决团队问题的机会和潜力。印象笔记团队便是以此为知识管理的切入点。

团队知识管理,其实都是从个人知识管理做起,这也恰恰是印象笔记企业版的设计理念。印象笔记不单单是一个个人知识管理应用,更不仅仅是一款云笔记软件,借助印象笔记个人版的基础,印象笔记可以说是为中小团队量身打造的知识管理工具。

知识管理看似不难,但却还是频频遭遇阻碍。事实上不是说不想去管理知识,反而大家都意识到知识管理十分重要,但要在团队里推进着实不易。有的人会说我没有时间去整理,工作已经超负荷了,也有人会说我辛苦积累的知识,为何要分享出来。这些都是团队知识管理遇到的典型问题。

1.认同团队知识管理

团队知识管理应该从个人的知识管理开始,建议介绍一些简单的知识管理工具,比如印象笔记,去管理自己个人的知识,让团队成员去了解知识管理对于他们的作用以及是如何帮助他们工作。因为如果团队成员意识到这一点的话,他们就会更有可能,更愿意去参与到团队的知识管理当中,这也是一种比较有持续性效果的做法。

现在大多数团队存在一个普遍问题,知识管理体系完全由老板来确定,要求团队成员即刻开始使用某一工具。这样的观念往往会滋生问题,比如有的老板把知识分享的数量、频率作为考核标准,这显然不科学。一旦团队有所变动,比如这个老板走了,离职了,这个知识管理就不能持续下去。但如果我们从个人知识管理出发,当每个成员体会到知识管理对于工作大有用处,知识管理的工作才能持续下去。毕竟每个人都不希望自己去战斗,都是希望整个团队一起解决问题。因而,构建团队知识管理体系的第一步就是认同团队知识管理。

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2.清晰团队知识管理需求

知识管理的名词听起来很酷,但管理绝非纸上谈兵,了解知识管理的需求的重要性不言自明。因为不同行业、不同公司、不同部门、不同业务的知识管理需求不一样。麦肯锡把行业里不同公司知识管理的需求分为四种:左下角是交易类型的知识管理需求,比如票务中心需要的知识不涉及太多创新,多数为操作的步骤,按部就班即可。同时,它也没有太多的协作,因为基本上一个人便够理顺整套操作流程,很好地完成工作。在工作复杂性方面属于常规工作,而不是需要更多判断的工作。从协作的程度来看,它更多是个人的工作模式,无需太多讨论。当然也有一些顾客提出不合理的要求,他可能向上司咨询,但通常情况下可以自行解决。

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另外需要考虑的是协作类型。协作通常基于团队成员的专业知识和经验,通过沟通来挖掘知识,而非标准化、隐性的知识不好表达。比如一个广告公司要做销售方案,每名成员可能积累了非常多的经验,但很难用文字表述,需要整个团队磋商,才能给出一个方案。
再比如一个VC要投资公司,投资人都有不同的背景和不同的能力。若你问他如何投资,他或许很难用文字清楚地表述,需要整个团队一起开会讨论来决定是否投资这间公司,这也属于协作类型的的工作模型。

那么,我们知识管理的需求是什么?比如航空公司的知识管理需求是希望团队成员能便捷访问操作手册。不同类型的团队,不同类型的行业,知识管理的需求截然不同,在部署知识管理之前,需要清晰管理需求。

3.搭建团队知识管理系统

知识管理的流程,无论是个人还是团队都离不开这几个环节,知识的学习、使用、分享和创新。知识管理的目的是提升个人或者团队的竞争力,或者业务能力,提升效率。

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那么团队该如何一步步搭建知识管理体系?先说知识的学习。所谓学习,包含收集与整理信息,并且在收集之后,需要选择出有价值的信息并进行加工,是一种把信息转化为知识的过程。我们很清楚,每一天我们接触的信息量极为庞大。比如,微信上面的内容非常之多,但有价值的内容很有限,所以选择和加工必不可少。

➤知识的学习

学习知识必须有一个整理的过程,印象笔记提供的解决方案是笔记本、笔记链接和标签的架构。在笔记本这个架构,尤其是企业版,企业笔记本与个人笔记本区别很大,团队成员将信息保存在笔记本,哪怕这位同事离职,企业笔记本里的信息仍会保留。建立笔记本以后需要共享给整个团队,所有成员就可以收集并整理信息了。

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印象笔记能够做到图文并茂的效果,一条笔记里可以保存不同的文件,还可以预览内容,团队成员点开笔记的时候就可以很方便内容。着比起网盘等传统的文件保存方式有很大的优势。

上海的一家精品咖啡店,用很多不同笔记本收集整理他们的知识,这个笔记本叫做产品资料查询,这个笔记本是分享给五六个门店的店员,他们知识管理的需求就是希望每个咖啡店的店员很熟悉他们卖的精品咖啡的资料。比如第一条笔记是咖啡豆的产品资料,第二是2014年12月冬季热饮,这些东西都是免费客户、店员需要用到的信息,就是通过这种方式来做管理,笔记本的方式。他们也有一个方式叫做名片的笔记本,尤其销售的人很有用,他们会把接触的名片收集起来放在笔记本共享给整个团队,所以他们要谈合作的时候,要找某些公司的时候,大家都可以在这个笔记本里查找信息。他们的知识管理的需求更倾向显性知识的需求,是可以用文字很清楚地去去描述的一些知识。

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郑州的一个帮助小朋友学英语的培训学校按课程和部门分笔记本架构,成员可以很方便地访问内容。

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➤知识的使用

学习知识之后,如何来使用知识呢。很显然,知识如果没有使用的话,它一点价值都没有。显性知识可以很清楚地用文字表达出来,隐性知识则可能是个人的一些洞察和经验,不容易通过文字表达。印象笔记企业版的搜索能力应该是同类产品最强的,不光是一般常规的关键字,标签的搜索,图片里的文字包括手写文字都可以搜索。印象笔记和Google一样,拥有比较高级的搜索语法,在保存内容非常多的情况下,通过高级的搜索语法可以很快精准查找信息,这是很多同类产品所不具备的。

全国不同城市不同的法院诉讼费的退费要求都是不一样的,所以这是一个非常繁琐的信息。律师的时间观念极强,如果每个人都要去记住不同城市不同法院退费的要求,那其他重头戏工作便无法开展了。建纬律师事务所把全国各地诉讼费退费的流程和信息全部扫描,扫描之后保存在笔记本里,整个团队要查找信息的时候就很容易能够找到,就不用去记这些东西,可以把时间和经历放在真正对公司有价值的事情。

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印象笔记有一个功能叫推荐内容,这也是比较智能的功能,你搜一个关键字的时候,笔记底部自动推荐跟当前笔记内容相关笔记。如果这个内容对你有用,直接点击便可访问笔记内容。

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➤知识的分享

知识需要学习,知识需要使用,知识也需要分享。分享可以用什么方式来做?费曼技巧就是一个不错的尝试。费曼技巧以获得诺贝尔奖的一个物理学家命名。费曼发即用你已经理解的东西去掌握你未理解的东西。你需要浅白话的语言或是运用类比或具体的图表事例去解释阐述。更重要的就是每一门知识你要分享出去,这样对于团队的知识管理才有作用,这才是真正知识的分享。至于分享权限的疑虑,印象笔记企业版解决方案就是共享每一条笔记,或者共享每一个笔记本的时候,你可以选择共享的权限,只读或者可以编辑,甚至共享。

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➤知识的创新

熊彼特是一个经济学家,他对于知识的创新定义是对原有资源的重新整合。生活中不少创新不一定是全新的东西,很多时候是把已有的知识点用新的方式连接起来,再以新的方式呈现出来,或者应用在一个新的场景中。知识像是一张网,连接不同的知识点以新的方式呈现,其实就是创新。触屏手机的开创者不是iPhone,其实是诺基亚,但是诺基亚并没有利用好这个新的知识,做出主流的智能手机。但是乔布斯做到了,他把当时最先进的各种各类的手机的技术整合起来,并且能够找到适合的人设计一个很好的硬软件,把体验做的非常好,最后大家记住的智能手机不是诺基亚,而是iPhone。

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知识的创新不是从零开始,知识创新是需要以前知识的积累作为基础,一定要这个基础才能创新。这也是印象笔记的理念,方便大家把团队的知识汇总到一个地方,然后帮助大家更好地收集整理、分享使用,并加以创新。团队知识管理很难当成一个项目来做,它是一个持续性的过程,需要整个团队一起参与。


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