给青年律师提建议:善用新时代基础设施—印象笔记篇

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给青年律师提建议:善用新时代基础设施—印象笔记篇

镐赞 律师 2016/06/01

镐赞 律师 2016/06/01

在写这篇之前,我想表达一下,这篇文章的重要性。 印象笔记是什么?不能仅仅把它看作软件应用或者基础设施。

  • 它是我的第二颗大脑,弥补真实大脑遗忘的缺陷
  • 它是我的数据库,可以随时保存并快捷提取我需要的资源
  • 它是我的知识体系,我使用它分类整理我使用到的一切资源,例如所有账号、所有证件、所有银行卡、所有名片、所有读书笔记、所有日记,知识体系=终极生产力。对的,它就是我的终极生产力。

第一部分 印象笔记是什么?

在本篇开头,我告诉大家,印象笔记是:

  • 是我的第二颗大脑
  • 是我的数据库
  • 是我的知识体系
  • 是我的终极生产力

印象笔记有这么好,您相信吗?

在下面的篇幅中,我从知识管理的角度,通过实例的方式,告诉大家,印象笔记是如何在我的生命中发挥上述作用的。

除此之外,大家还要知道印象笔记的另外两个特点:

  • IM沟通功能:印象笔记支持工作群聊模式,即具有沟通功能。
  • 全平台信息同步:印象笔记支持mac系统、win系统、安卓手机、苹果手机、ipad,几乎实现了全覆盖。我的经验是,mac系统上使用印象笔记比win系统上使用舒服多了。

第二部分 知识管理的步骤

言归正传,我认为知识管理有以下五个步骤:

  1. 收集(输入)
  2. 分类(消化)
  3. 加工(应用)
  4. 分享(输出)
  5. 升级(更新)

知识从 1 到 5,再从 5 到 1,形成一个良性的循环,这就是知识管理。

1. 收集(输入)

通过印象笔记,如何完成收集工作呢?

收集网页信息

我是通过剪藏来完成。 印象笔记·剪藏是款浏览器插件,可以快速保存、标注和分享网上一切内容,包括网页正文、图片、截屏和整个网页。

clipper

收集微信图文信息

关注微信号“我的印象笔记”,一键保存微信图文信息。有两种方法:

  1. 搜号码:myyxbj
  2. 扫描下面的二维码,绑定印象笔记账号

myyxbj

下次,再看到好的微信图文,还怕需要的时候找不到它们吗?

说一下我的做法,我关注了150个全国律所的公众号,随时收集律师行业资讯信息,保存到印象笔记后,我每天都会对收集到的信息进行消化整理。

收集电子文档

以附件形式,保存到相应的笔记中,有如下类型:

  • PPT
  • WORD
  • EXCEL
  • PDF
  • ……等等

注意,在这里,我们可以实现文档版本管理。

attachments

收集纸质文档

通过最聪明的扫描功能,实现纸质文档的保存,有如下类型:

  • 文件(自动切边)
  • 名片
  • 便签

scan

这个功能,很有意思,安装手机版本的印象笔记,读者们可以试一下,自从使用了印象笔记,我几乎没有使用过扫描仪。我会通过扫描功能,实现纸质文档的信息化,同样,收集到的纸质名片,我会及时扫描进印象笔记,并建立[人脉]笔记本,收集所有名片,适当的时候进行归类整理。

收集录音资料

开启笔记中的录音功能,可以很方便的为笔记添加现场录音。

audio

我的使用方法是,去参加培训或者会议,我会边做笔记边录音,及时同步到印象笔记服务器,保证资料不会丢失。

以上,就是整个收集过程,总之,通过印象笔记,一切都可以收集。

2. 分类(消化)

知识、信息收集到了,一定要消化整理,这样才能“拿”为所用。 如何进行分类呢?整个分类的过程,就是建立个人知识体系的过程。 我的经验是:

  • 三个层级关系要弄清楚
  • 设置编号规则
  • 运用标签功能

最后,提示大家的是:没有一步到位、不变的知识体系,我的知识体系随时在变化,在调整

三个层级

印象笔记分为笔记组、笔记本、笔记三个层级,三者的关系如图:

group

提示:笔记组是由两个笔记本拖拽在一起而成。

设置编号

为笔记组、笔记本设置编号,每个人有每个人的方式,建议一定要设置编号,它有N多好处,具体什么好处,大家在使用的时候,就知道了。 我介绍一下我的编号方式:

笔记组:三位数字

笔记本:六位数字

namng rule

标签功能

标签VS笔记本

这里,着重为大家解答一下标签与笔记本的区别,什么是标签呢?有点类似于关键词。我使用标签实现两个目的:

  1. 实现不同笔记本中,笔记的关联形象点说它就像羊肉串,把主题相关的不同笔记本内的笔记,通过一个关键词(标签)给串起来。
    例如:在[公司]笔记本中有一篇关于公司法律大数据的文章(笔记),在[劳动]笔记本中有一篇关于劳动大数据的文章(笔记),那么,这两篇文章,同为大数据的文章,通过“大数据”标签,就可以同时将两片文章提取出来。
  2. 实现同一笔记本下,笔记的细分例如:在[公司]笔记本中有100篇文章(笔记),这100篇文章涉及到公司设立、公司治理、股权转让、章程制作等多个主题,我就可以通过不同的标签,来细分[公司]笔记本中的所有文章。

总之,我觉得笔记本和标签的建立标准不同,笔记本侧重于类型,标签侧重于主题。

我的标签使用方式如下:

tag

3. 加工(应用)

通过第 2 步分类的步骤,我们会发现每个笔记本都会收集到相似类型的笔记,或者每个标签都会收集到相似主题的笔记。这个时候,如果感觉基本上某个类型或主题已经穷尽了,再收集都是重复的信息了。这个时候,就到了收获的季节,也是最幸福的时刻。

举例来说:本篇文章,就是将[印象]笔记本中60+篇关于印象笔记使用技能的文章进行分析、汇总,通过xmind思维导图建立属于自己知识体系的提纲,然后在提纲内填充内容写作而成的。

process

4. 分享(输出)

分享有两种方式:

  1. 我们可以将整个笔记本或者某篇笔记通过右键分享的方式,一键分享给有印象笔记账户的伙伴们。例如:[法律法规]笔记本,其中有60+篇法律法规,通过选中[法律法规]笔记本,点击右键,选择共享笔记本,输入伙伴们的账号,选择不同的权限,就可以一键分享给他们。这样,进行律师团队内部的知识共享是不是简单了很多。

share

  1. 我们可以将某篇笔记通过电子邮件的方式分享给没有印象笔记账户的朋友。
    方法为:选中笔记,右键点击,选择“更多共享”,再选择“用电子邮件发送副本

这里着重说明一下,共享的权限,有三种类型:

  • 可以查看
    如果我分享给你100篇文章,权限选择“可以查看”,则你不能删除和编辑,只有查看的权限。
  • 可以编辑
    如果我分享给你100篇文章,权限选择“可以编辑”,则你可以删除和编辑,你做的任何编辑的动作,都会影响到我。你删除了其中一篇文章,我的笔记本中的笔记也会同时被删除。
    所以,通过这个功能,可以实现律师团队内部不同成员对同一文档进行共同编辑的效果。这就是,办公协同。
  • 可以编辑和邀请
    除了上述的编辑权限以外,你还可以邀请其他人员共享笔记。

5. 升级(更新)

我们加工制作的笔记,发布出去,得到市场、伙伴的反馈后,就要进行完善升级。

我们可以通过印象笔记实现版本管理

至此,知识管理的最后一个步骤完毕了,但也预示了新的开始,再次收集相关笔记,进行分类整理,加工完成后,分享获得反馈,再次升级完善……循环往复。

以上就是知识管理的良性循环体系。我把它称为“知识的传承”。 这个过程,我就是通过印象笔记实现的。所以,印象笔记不仅仅是基础设施,更是:

  • 我的第二颗大脑
  • 我的数据库
  • 我的知识体系
  • 我的终极生产力

印象笔记企业版知识管理解决方案

第三部分 印象笔记技巧汇总

第三部分,我将印象笔记所有的技巧进行汇总,希望大家活学活用:

1. 创建目录

如果一个笔记本有多条笔记,可以通过创建目录的方式进行整理。 选中多条笔记,即可一键自动生成目录。

table of contents

2. 内部链接

笔记与笔记的链接,可以通过创建“内部链接”的方式。
选中笔记,右键点击,选择“复制笔记链接”,再粘贴到需要链接的笔记即可。

internal link

3. 搜索功能

印象笔记的搜索功能,不但可以识别图片内的手写和印刷字体,还能查找笔记中的word、excel、ppt、pdf等附件内的文字。 神奇吧!搜搜试试。

4. 工作群聊

工作群聊是印象笔记内嵌的IM工具,同时也是笔记/笔记本共享的主要工具。

5. 快捷方式

右键点击笔记/笔记本/标签,选择“添加笔记到快捷方式”/“添加笔记本到快捷方式”/“添加标签到快捷方式”,从此,点击相应的快捷方式,就可以迅速找到您所需要的笔记。

shortcut

6. 相关笔记

印象笔记会自动搜索相关的笔记,然后再当前笔记下方显示。

7. 演示文稿

这个功能很棒,在来不及制作ppt的时候,或者需要大量字体演示的时候,可以直接使用演示文稿功能。

8. 生成pdf文档

可以直接生成pdf文档,方便文件的传输。

9. 第三方连接

印象笔记支持与第三方应用绑定,可以实现一键保存图文信息。

API

10. 网页版印象笔记

印象笔记有网页版本哦,大家可以试一下,很方便。

11. 企业版与个人版的区别

企业版多了发布功能,就是一键发布后,可以在企业内部成员之间共享,省去了逐一选择共享的麻烦。另外,企业版为了防止员工恶意删除笔记,导致数据丢失,采取的措施是,员工删除笔记,企业版管理员都可以在回收站里恢复。
建议,5人以上的律师团队可以使用企业版。

印象笔记企业版白皮书

第四部分 我是如何使用的

最后一部分,与大家分享一下,我是如何使用印象笔记的。

主题知识集结

personal1

主题集结之后,我可以根据每一个主题,结合自己的知识体系,加工成自己的作品。而且,当客户需要某个主题的知识的时候,我能够迅速的提取出来,提供给客户。

每一个主题,不仅仅是从网络上集结,从书本上,实践和交流中都应当去集结。

证照管理

所有的证件、银行卡、病例文件扫描存档。这有个好处,就是我随时可以调取我的证件,打印、上传。

记得申请律师执业证的时候,要向律协提交很多证照资料,我当时能够用很短的时间从印象笔记中把相应的证件材料打印出来,而不用等到下班后回家翻箱倒柜

再比如,印象笔记中始终保存着我的身份证扫描件,从此之后,我再没有重复的多次去扫描身份证。

personal passport

密码管理

所有的网络账号密码存档。 我们生活中会碰到很多密码,我的方式为,将密码体系设置为三个级别:

  • 最高级别
  • 第二级别
  • 第三级别

这三个级别的密码我会记在脑中。 而印象笔记中记录的只是属于哪个级别,以及一些提醒。 使用这种方式,很久之前的账号,我都可以找回来。

读书笔记

这个就不多说了。我只说一下我的方式:

内容少的,我就通过人工打字采集到印象笔记中;

内容多的,我会通过把内容裁剪下来后,使用印象笔记的扫描功能,直接扫描进印象笔记。

personal password

晨间日记

我的晨间日记是通过手机端的印象笔记完成的。早晨出门第一件事情就是完成今天的晨间日记,包括昨天的流水和昨天拍的照片。

每一个月,我会把整个月的笔记(31条)合并为一条笔记。

名片整理

通过印象笔记的名片识别功能,可以很方便的对名片进行扫描整理。

我会建立[人脉]笔记本,收集所有的名片。适当的时候,通过标签来对笔记本中的人脉在进行下一步的细分。

文档版本管理

知识文档是一个迭代,更新的过程。所以,我会通过印象笔记对版本进行管理。

无纸化办公(信息化)

这里我想说的一点是,我争取信息保存是无纸化、信息化的,但是由于用电脑看文件会导致眼睛很累,而且不利于思考,所以有时我会把篇幅比较大的文章或者资讯打印出来,进行阅读。

除此之外,印象笔记还可以用来时间管理、行动管理……等等,看您自己如何使用了。

一千个人眼里有一千个哈姆雷特。——莎士比亚

同样的,一千个人手中,就有一个种印象笔记的用法

印象笔记律师实用指南

以上,就是我整个印象笔记的使用方法了,重要的事情说三遍,新时代,印象笔记不仅仅是基础设施,更是:

  • 您的第二颗大脑
  • 您的数据库
  • 您的知识体系
  • 您的终极生产力

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