成功案例 |“互联网+”时代律师行业的自我重塑

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成功案例 |“互联网+”时代律师行业的自我重塑

唐浩 建纬(昆明)律师事务所 2016/05/09

唐浩 建纬(昆明)律师事务所 2016/05/09

编者按:

  • 信息化建设是律师行业持续热议的话题,互联网技术的发展必将改变律师传统的业务模式、执业及管理手段。
  • 本文中,唐浩律师就律师业务的本质、信息化过程中所面临的痛点、以及建纬昆明的 “信息云端化” 实践经验,与大家进行了分析和探讨。

移动互联网时代带来的 “互联网+” 是一个无法逆转的趋势,几乎每个行业都在探讨和研究这个趋势对于自身的冲击,律师行业也不例外。

建纬昆明一直在思考,这个趋势是要消灭律师行业?还是律师行业借助这个趋势去实现自我重塑,以适应和迎接 “万物互联” 的时代?

如同所有思考的开始,我们审视自身,问一问自己:律师业务的本质是什么?

我们认为,律师业务的本质,是一个信息收集、整理、编辑、传递、共享的过程。(以下将该过程简称为 “信息处理过程”)

这样的过程,发生于律所内部,也同样发生于律所与外部。

这样的过程,处理的本质是信息,虽然主要是法律信息。

这样的过程,从诉讼业务的证据收集整理、法律文书写作、法庭审理阐述与裁判结果,到非诉业务的交易流程设计、过程沟通谈判、合同文件起草与权利交割,概莫能外,都是一个信息处理的过程。

处理过程的效率(快速实时、准确、低成本),直接决定了律师业务的效率。反过来说,影响处理过程效率提高的痛点,也正是影响律师业务效率提高的痛点。

那么,问题来了,影响律师业务效率提高的痛点,是什么?

有人会说,影响律师业务效率提高的痛点在于市场。市场问题解决了,收入丰厚了,律师业务的效率自然而然也就提高了。

但我们反观一些日渐没落的传统大所,下滑的开端并非由于市场份额的断崖式下跌,而是无法进一步提高传统业务处理效率或者无法组织起对于新业务的有效处理,由于无法提升上述过程的效率,导致应对市场变化的能力下降,从而逐渐丧失市场份额。

而一些蒸蒸日上的新晋律所,在一开始就注重提升上述过程的效率,对市场变化非常敏感,甚至预测变化并提前适应乃至主导和推动变化,从而赢得了很好的口碑与客户认同。

我们认为,在信息处理的过程中,影响其效率提高的主要痛点在于:1. 信息的载体;2. 处理信息的方式。

这些痛点像藩篱,困住了我们提高律师业务效率的脚步。目前绝大多数律所,信息载体仍然是纸质,处理信息的方式也只能围绕着纸质载体。

  • 怕火怕水易损毁,需要稳定的储存环境……
  • 无法压缩重量和体积,复杂案件或项目的大量资料,无法携带……
  • 除非借助专业的检索工具和养成良好的归档分类习惯,否则面对复杂资料的精确和快速检索异常困难,尤其是过往资料……
  • 多人协作,尤其是依赖资料展开协作时,由于大量资料不易复制和携带,因此即便是统一协作地点与时间,都极其不易……
  • 上面的种种缺憾,导致高效的(快速实时、准确、低成本)的信息传递与共享过程几乎无法实现……

自人类发明纸以来,上述痛点一直延续至今,没有得到根本改变。让我们将上述场景转换到律师业务中:

  • 卷宗、资料与证据,成为了律师的第二生命。不要说丢失、损毁,即使一杯咖啡的污染,也是“生命不能承受之痛”。
  • 为找到一个关键证据或文档,绞尽脑汁地回忆、翻箱倒柜地寻找,甚至发动大半个办公室的同事一起上阵,但往往 “劳民伤财” 而求之不得。
  • 团队多人协作一个复杂诉讼或大型非诉项目,海量卷宗资料数十公斤甚至上百公斤,团队律师人手一套?每天从办公室搬到家里,又从家里搬回办公室?

合伙人同时管理多个案件,律师同时办理多个案件,如何实现高效案件流程管理与准确、便捷的资料共享?

以上场景,是不是每天都在律师的工作中出现?被这些痛点折磨的律师和律所,是不是每天都在思考解决方案?

可能大家会认为,随着办公电脑等设备的出现,上述痛点已经得到了非常大的改观。但仔细观察之后,我们会发现,电脑、电子文档、复印机、扫描仪、大容量U盘等设备的出现,改变重点其实在于信息的载体(信息的电子化),并未实现实质改变信息的处理方式。

举个例子,在移动互联网时代到来之前,你即便通过扫描仪和电脑完成纸质文档的扫描和 PDF 转化,而且拷贝到了U盘中。如果你回家的时候忘带了,着急使用的时候,还是必须得回办公室拿U盘。

如果同事需要这个资料,你依然必须把U盘交给他(信息的分享依然必须依托于实物载体的转移)。上传资料到邮箱并发送邮件?可能你上传资料的时间已经足够加到办公室的几个来回了。

信息如果无法高效地传输和共享,将没有价值。 做一个极端的比喻,如果世界上没有公路,汽车将无用武之地。

在移动互联网时代,建纬昆明找到了信息处理过程的 “正确打开方式” —向云端迁移!

以 “印象笔记” 及其派生软件(如 “扫描宝”、“圈点”)为核心,将手机终端、平板电脑、笔记本电脑及 PC 等全平台硬件串联起来,建立了一套云端的业务信息管理与协作流程,极大提高了信息处理的效率。

我们结合自身实际需求,制定了事务所的电子档案管理办法。

从最初的业务立案到最终的卷宗归档,每个案件或非诉项目,均要求建立企业笔记本,所有卷宗资料及文书均扫描上传。到 “印象笔记” 的云端,实现信息存储的云端化。

我们并非盲目的云端化—所有信息一传了之。

我们将所有存量客户全部分类导入印象笔记,并建立清晰直观的利益冲突检索办法及处理指引,从而使得立案工作中最重要的 “利益冲突检索” 可在云端快速完成,摆脱了原先必须进入办公室并在事务所 OA 系统才能完成立案的弊端。

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要求所有的业务不论诉讼或非诉,一个业务建立一个企业笔记本。结合明确、具体的企业笔记本命名规则,从立案之初即建立有序的笔记本名称并发给案号。业务再多,也一目了然。而统一有序的笔记本名称,为日后的快速检索打下了良好的基础。

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通过扫描宝、印象笔记扫描仪及印象笔记自带的录音、拍摄等功能,我们随时随地能够快速高效地完成相关信息的收集与上传。

例如,诉讼费退费须知,每家法院的退费时间、所需材料皆不相同,需要时查找起来非常麻烦。现在,我们通过印象笔记为每家法院的退费通知拍照,并保存在笔记里。

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企业版的搜索功能可以识别图片中的文字,日后通过关键词搜索,很快就能找到。此外,在印象笔记里还可以对图片进行标注,提醒需要注意的地方。

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印象笔记强大的全平台(桌面办公及移动客户端)支持功能和离线笔记功能,只要有互联网接入,均可查阅、浏览和编辑案件资料和信息。

印象笔记提供了非常方便的共享功能。在一个业务需要其他律师来进行协同和配合的时候,可以非常方便地去邀请其他律师共同加入到所建立的笔记或笔记本当中,这样一个律师已完成的工作成果,其他律师也可以随时随地的实现无缝查阅并立即在其他同事的基础上接续工作。

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当然,我们规范了协作与共享权限,不同协作程度的律师享有不同的权限,在提高协作效率的同时,保证了业务信息的安全。

将业务常用文书范本上传印象笔记,任何同事可以快速调阅。如有修改,后台一次更新即可。同时我们创建了业务信息表、办理进度节点表等模板,每个业务笔记本均配置该类模板,业务简要信息及目前的办理进展一目了然,高效分配团队成员任务,实时掌握项目或案件进度情况。(点击这里下载模板

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当所有业务信息资料云端化的时刻,纸质的卷宗就悄然退居二线。除了司法机关等必须使用纸质卷宗的场合,我们都将纸质卷宗存档备查,比起每天带着卷宗跑,客观上增加了纸质卷宗的安全性,降低了律师的执业风险。

在业务信息管理与协作取得成效的基础上,2016 年我们将围绕着 “重点法条解构与分类汇编”、“业务疑难问题解析与判例指导”、“各类业务办理要点与操作指引” 等三个方面来进行知识管理工作。

我们的梦想,就是建立一朵云,这朵云存储所有的业务信息,每一个建纬人需要时都可以通过这朵云来进行信息处理与共享;通过这朵云,我们将不再受到时间、地点、信息载体与处理方式的限制,建立一个连接所有建纬人的高效信息处理过程。

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