解决方案 | 日常工作中使用印象笔记企业版

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解决方案 | 日常工作中使用印象笔记企业版

印象笔记团队 2016/04/07

印象笔记团队 2016/04/07

每天,每个人都要在各种不同的平台上处理海量的资讯——收集资料,处理电子邮件,纂写文档,交流并共享工作的进度,参加会议,对下一步的工作进行安排。

传统的工作方式下,内容被锁在多个孤立的存储平台中,组织成员无法及时获取所需信息,导致大量重复、冗余工作,严重影响组织内部的沟通效率。

如何打破传统模式的藩篱,对组织内部现有内容进行整合管理,使成员在每天的工作中能够充分利用不同来源的信息和内容,并实现信息和内容的实时同步,是打造高效的工作环境的一个重要因素。

一、日常工作中面临的挑战

首先,在处理具体的事物以前,都需要进行必要的准备工作:收集相关的资料,并检索相关的内容。

以往,进行资料收集工作的时候,会面临以下问题:

  • 各种资料都存放在组织内部不同的平台和介质上,需要花费大量时间进行查找。
  • 不同的资料会以不同的形式保存,难以将关联内容在同一界面统一呈现。
  • 如果需要将所有资料进行内容说明,需要进行大量的目录编撰工作。
  • 在内部资料内容有所更新的情况下,要同步所有人都更新内容,需要进行大量额外的内部沟通工作。

在收集完资料以后,下一步就是将所有的资料内容与同事共享,让所有成员了解相关的资讯。必须使得每个成员都能理解资料的整理逻辑,才能确保他们都能够快速获取所需信息。在此环节,我们需要解决以下几个问题:

  • 所有资料必须统一共享,确保成员能够获得同样的内容。
  • 内容须要进行同步更新,确保组织成员能够获得最新的内容。
  • 资料需要具有完整的目录。同一问题,不同角度,不同形式的资料需要以某种形式集中起来向用户呈现。

在具体的工作进行中,我们需要随时与其他成员进行信息同步,更新文档内容、记录工作推进进度、通报内外部沟通的结果等。在此阶段,我们需要解决以下几个问题:

  • 确保每个成员都及时接受并更新了新的资讯。
  • 将在不同平台上进行的资讯更新都进行集中管理。
  • 将新的资讯与现有的资讯及内容进行关联。

最后,我们需要将所有的资讯和成员创建的内容进行汇总,生成工作总结文档。在此阶段,往往有这几个障碍需要克服:

  • 成员工作成果分布于不同平台带来的内容缺失或版本冲突。
  • 收集、整理不同成员工作成果的过程中隐藏的额外整理工作负荷。
  • 工作成果文档与资料文档分离所带来的内容整合困难。

二、选择工具的标准

综上所述,我们需要新的平台,能集中管理所有的内容。能将围绕同一工作的文档资料、网页资料、白板照片等资料进行集中汇总和共享,以便组织成员进行编辑、共享、讨论。

同时,在此平台上还可以随时随地查阅组织的过往资料,并能将工作成果进行沉淀,以备未来使用。此平台应该具有以下几个特点:

  • 可以整合工作中的资料、资讯、工作成果,同时不依赖于某个具体的设备,成员能够随时随地通过任何设备访问并更新平台上的内容。
  • 能够方便的将内容共享给组织成员,确保所有成员都能访问到内容的最新版本,并且确保所有人员都能访问到一致的内容,实现信息同步。
  • 能够将不同来源,不同形式的资料,整合起来进行统一显示。
  • 能够统一管理参考资料、工作成果、相关会议记录、沟通结果等。

三、使用企业版的优势

作为一款云应用,印象笔记企业版致力于为每个团队成员提供灵活便利的信息处理服务,同时具有使用简单,部署灵活,全硬件平台兼容等优点。非常有利于每个人在此平台上进行每天的工作。

  • 印象笔记企业版可以方便的在任何时间部署至企业,不会对企业现有的信息系统造成额外的负担,也无需额外的专门的维护人员。
  • 印象笔记企业版的共享机制,确保组织所有成员都能实现信息同步。
  • 印象笔记的多格式附件兼容性,确保成员可以将相关的所有信息在同一界面显示,便于所有成员对信息有更为全面的认知。

四、如何印象笔记企业版

4.1 进行工作计划安排

每天,在面对新的工作时,可以先建立一个企业笔记本,用来存放参考资料、工作计划表、会议资料等等。

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从模板库里拷贝 “工作计划表” 到工作笔记本中,并且为大家安排工作分工。点击这里,下载更多精美工作模板。

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将笔记本共享给参与的团队成员,同时,将完成的工作计划表也通过群聊共享给同事,提醒大家注意。

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为我们的例会设定会议议程、设置会议提醒。这样,每个参与的同事都能收到会议提醒。

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这样,我们就完成了第一阶段的工作安排,为所有成员开通了工作资料、工作进展、工作计划、工作讨论等工作内容统一保存和管理的工作空间,以便大家开始下一阶段的工作展开。

4.2 记录并交流工作进度

在印象笔记企业版提供的工作空间里,每个成员都可以自由的引用来自不同途径的资料,记录自己完成的工作内容。所有这些信息都能即时与其他同事共享。

首先,先打开共享给自己的笔记本,了解工作安排。

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然后,打开知识库笔记本,将需要使用的知识库内容,通过内部链接的方式,在工作笔记中进行引用。

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也可以将网页上相关的内容,使用印象笔记·剪藏直接保存至工作笔记本中。如碰到剪藏安装问题,请参考这里

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此外,电脑硬盘里的相关的文档、照片等各种格式资料,也可以统一放到一条笔记里面,更全面的对工作进行描述。

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最后,将我们的工作进度更新至进度安排表中,同时,也能即时了解到其他同事的工作进展。

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通过使用印象笔记企业版,我们将散乱在公司知识库、个人电脑、网络等独立平台的内容,统一整理至团队工作空间中,便于下一步工作的展开。

同时,所有成员能够即时同步他人的工作进度与内容,大大节省了内部沟通成本,为进一步高效率的协作打造了坚实的信息服务基础平台。

4.3 在移动设备上使用印象笔记进行协作

得益于印象笔记企业版良好的全平台兼容性,我们在移动设备上也能很方便的使用印象笔记企业版与同事协作。

比如,我们可以通过手机随时更新自己的工作进度,请求同事的协助。

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移动设备上还可以收集并共享名片,与同事快速同步工作进展。

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五、谁在使用印象笔记企业版

全球有超过 20000 家公司在使用企业版来积累团队经验和智慧,整合为企业财富。

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我们用印象笔记企业版搭建了一个内部知识平台,将每个人的思想火花与工作进展累积成智慧的海洋。实时同步,全体共享,变成团队巨大的知识宝库与灵感源泉。

— 程明霞 哈佛商业评论中文版副主编

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印象笔记企业版为我们永久保存每一个投资项目的所有信息。每位团队成员在任何时间、地点都可以及时了解项目的最新进展、核心信息和背景资料,不错过任何投资良机。

— 田溯宁 CBC 宽带资本董事长

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