企业版团队协作解决方案

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企业版团队协作解决方案

印象笔记团队 2016/03/18

印象笔记团队 2016/03/18

在知识经济时代,各种知识、技术不断推陈出新,竞争日趋紧张激烈,社会需求越来越多样化,使人们在工作学习中所面临的情况和环境极其复杂。在很多情况下,单靠个人能力已很难完全处理各种错综复杂的问题并采取切实高效的行动。如何在工作中将过往的经验、团队成员的智慧、外部知识,这三部分高效的结合起来,往往是决定产品的成败、客户满意度高低的关键因素。

因此,在日常工作中,如何将团队的日常工作同公司的知识沉淀结合起来,团队中间如何高效的进行信息同步与工作协作,如何更有效的发挥每一个成员的智慧,就成为团队工作效率高低的关键因素。

而团队协作平台的选择,对于团队协作效果有着巨大的影响。选择一款能够无缝和企业知识库连接的,能够随时让所有团队成员信息同步的,能够很好的兼容移动设备的团队协作平台,是能够让团队在工作中达到事半功倍的效果。

优秀的团队所须具备的要素

一个优秀的团队协作平台,需要具备以下特点,才能保证整个平台高效易用:

  1. 易于部署和使用,无需在公司系统中增加额外的软硬件资源,无需专人维护。
  2. 组织成员从协作平台中输出的成果能够同公司现有系统无缝兼容,无需对现有系统进行开发或修改。
  3. 协作平台是否具有良好的移动端使用体验。人们已经越来越多的在各种移动设备上进行工作,因此,新一代的协作平台必须具备良好的移动端使用体验。
  4. 能够与现有的各种格式的文档兼容,同时能够将企业已有知识及案例,与现有工作进行有机结合,充分发挥现有资源的价值。
  5. 协作平台必须能够兼容图片、文档、表格等各种格式的内容,同时,能够方便快捷的从Web、微信、手机应用等来源获取信息并进行集中保存。
  6. 不同成员之间、不同设备之间,需要能够及时同步信息,确保成员能够随时随地了解工作的最新进展。
  7. 操作使用简单,能够让团队成员迅速上手使用,学习成本低。

使用印象笔记企业版进行团队协作的优势

作为一款云应用,印象笔记企业版具有易部署,易使用,全硬件平台兼容等优点。非常有利于企业打造一个高效灵活的团队协作平台。

  1. 印象笔记云应用的特点,不会对企业现有的IT架构产生额外的负担,易部署,易管理,无需企业人员进行维护,整体拥有成本低。
  2. 团队可以基于印象笔记企业版进行各种通用格式文档的创作与分享,能够与公司现有其他系统无缝兼容。
  3. 构建于印象笔记之上的团队协作平台,能够充分利用各种移动端设备,有效提高了团队协作效率。
  4. 使用印象笔记企业版构建团队协作平台,还可以和构建于印象笔记企业版的企业知识库无缝连接,达到充分使用公司现有知识积累的效果。
  5. 印象笔记企业版能够让团队成员随时同步彼此的信息,确保所有成员都能获得最新的资料,有效避免由于信息更新不及时所带来的潜在风险——例如向客户提供了不准确的回复或者向合作伙伴进行不不准确的承诺等。
  6. 印象笔记企业版不仅可以进行文档协作,还具有文档版本管理、关联文档自动推荐等功能,为团队协作了提供了良好的知识支持。

如何使用印象笔记企业版进行团队协作

团队协作平台的构成

基于印象笔记企业版搭建团队协作平台,平台须包含以下两个部分:

  • 企业知识库部分
  • 团队协作部分

企业知识库用于存放过往的经验、案例等组织积累的知识资产,便于组织成员学习参考。知识库对于组织内部成员开放,每一个人都能查阅并引用知识库里面的内容。具体知识库的搭建和使用,请参考如何使用印象笔记企业版搭建企业知识库

团队协作部分用于具体工作使用,对于每一次的团队协作,由具体的执行负责人进行建立和管理,邀请团队成员加入使用。团队协作部分仅仅对工作的参与者开放完整权限,对于非参与人员,具有一定的访问权限控制。

团队协作平台的使用规范

在使用中,组织应该遵循以下的规范:

  1. 每次协作必须明确项目负责人,由负责人发起协作,并进行工作进度汇总和成果整合等工作。
  2. 使用模板来规范工作内容、进度安排和成果汇总。印象笔记为您提供了大量实用模板,例如进度计划模板、会议议程模板等。有效使用模板能够让协作工作更为高效有序,便于所有人掌握工作进度。关于模板,您可以从https://list.yinxiang.com/moban/ 下载。
  3. 对于团队成员的工作笔记,采用明确的命名规则进行命名,能够大幅度增加工作内容的可读性,也有利于后期工作成果的汇总。

如何搭建团队协作平台

笔记本和笔记的命名规则

在建立团队协作平台的过程中,我们遵循以下的原则,以便让整个系统方便易用 。

  • 在印象笔记企业版中,我们使用企业笔记本作为最基本的团队协作项目管理单位。每个企业笔记本用于存放一项或多项具体的协作项目。例如,“03-团队协作-2016年Q2合作推广-未来科技有限公司”企业笔记本,就用来存储与未来科技有限公司在2016年Q2合作推广活动的内容。
  • 同时,我们使用笔记作为具体的工作记录单位。每条笔记用于记录一项具体的工作内容。例如,“[资料搜集] 张三”笔记,就是由张三负责进行的资料搜集工作的记录。
  • 笔记本及笔记的命名规范简单直观。企业笔记本结构简洁明了,确保用户能很直观的就理解每个企业笔记本中保存的内容。
  • 暂时,我们可以先采取如下的笔记本命名规则:“数字编号-团队协作-合作内容-进一步具体描述”,例如“03-团队协作-2016年Q2合作推广-未来科技有限公司”。

企业标签的使用规范

在印象笔记企业版中,我们可以使用企业标签来进行对企业笔记进行进一步的分类整理,企业标签具有以下的特点:

  • 同一笔记,可以同时具有多个标签。
  • 同一标签,可以用于标记属于不同笔记本的笔记。
  • 在使用标签进行笔记筛选的时候,可以同时选中多个标签,一次筛选出同时具有多个标签的笔记内容。

因此,标签是用于内容整理和内容筛选的利器,一个良好的标签系统,能够让组织更有效的对自己的内容进行管理。

在使用标签的时候,组织应该遵循以下的使用规范:

  • 所有的标签应该遵循一直的命名规则,以便于组织管理标签体系。
  • 标签的结构应该经过组织成员的讨论,这样组织内容的所有人,都能充分理解标签系统的设计逻辑以及每个标签的适用范围。
  • 所有的标签应该浅显易懂,便于组织的每一个成员理解每个标签的含义。这样能够鼓励成员更多的使用标签。
  • 我们可以采取“分类-具体描述”的规则来构建我们的企业标签,例如“地区-北京”,“规模-10至50人”等等。
  • 对于大多数用户来说,我们建议先构建以下几个标签分类,在根据自己的业务情况,进行进一步的添加。
    • 地区
    • 规模
    • 行业
business

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