企业知识库解决方案发布!

企业版

企业知识库解决方案发布!

印象笔记团队 2016/03/08

印象笔记团队 2016/03/08

Part I 企业知识库有用吗?

在知识经济的时代,如何充分利用企业的知识资产,加速信息流动,增加企业的竞争力,是每个知识型企业都面临的挑战。一般的知识库方案往往面临以下挑战:新系统部署难、现有知识迁移难、使用者上手难、多硬件平台协作难等等问题。

印象笔记企业版成功的解决了以上难题,能够帮助企业打造一个高效、易用的云端知识库。

1. 企业知识库的价值

通过建立知识库,可以积累和保存信息及知识资产,加速内部信息及知识的流通,实现组织内部知识的共享。企业知识库的作用具体表现在:

  • 知识库使信息及知识集中化和有序化,便于各业务单元随时查阅。
  • 知识库让企业成员快速准确地获取信息,为业务决策提供所需知识支持。
  • 知识库能够更好地利用现有成功经验和案例,让业务开展和客户服务更高效。

因此,企业对知识资源进行充分开发和有效利用,开展全方位的知识管理,能够增强企业的业务及服务,提升企业的创新能力。

2. 主流知识库方案对比

目前,企业知识库的实现方案主要有以下几种途径:

  • FTP 服务器
  • 企业内网 web
  • OA 系统集成
  • 网盘
  • SaaS 应用

FTP 服务器类:

FTP 服务器是最早的知识库构建方式。基于 FTP 服务器构建的企业知识库往往具有如下的特点:

  • 构建简单:不需要太多的软硬件资源;
  • 初始化难度较高:需要规划严格的文档命名规则,需要建立详细的文档目录并随时进行目录更新及维护;
  • 检索困难:不具备文档内容检索功能。知识库内的检索完全依赖文档目录;
  • 版本管理困难:完全依赖于管理员的手动操作,无法自动实现版本控制;
  • 移动端使用体验差。

企业内网 Web

企业内网 Web 知识库广泛应用于大中型企业当中,往往和企业内网通讯录,内部论坛等功能相结合,具有以下特点:

  • 构建难度中等:需要专业 IT 人员进行构建及维护,以及单独的软硬件资源部署;
  • 初始化难度高:需要进行严格的内容结构规划、命名规则制定。现有文档需要进行目录创建、文档上传、 文档摘要编辑等工作;
  • 检索较困难:不具备内容检索功能。知识库内的检索完全依赖于目录及内容摘要;
  • 版本管理较难:版本管理功能完全依赖于 IT 构建过程的设计与实现;
  • 移动端使用体验差。

网盘类

目前,越来越多的企业将现有的知识库迁移到了网盘应用上,以满足用户移动使用的需求。网盘类知识库具有以下特点:

  • 构建简单:无需大规模软硬件资源投入;
  • 初始化难度较高:需要规划严格的文档命名规则,需要建立详细的文档目录并随时进行目录更新及维护;
  • 检索困难:不具备文档内容检索功能。知识库内的检索完全依赖文档目录来进行;
  • 更新及版本管理较难:内容更新涉及文档的下载与重新上传,且无法自动实现版本控制,依赖于管理员的手动操作;
  • 移动端使用体验较好。

OA 系统集成类

在企业办公自动化的过程中,越来越多的 OA 系统集成了知识管理的模块。在实际应用中,OA 系统集成类知识库往往体现如下特点:

  • 构建较为简单:需要在 OA 系统中购买并开放知识管理模块,由 IT 部门进行统一管理及规划;
  • 初始化难度较高:需要进行严格的文档命名规则规划。现有文档需要编辑摘要。某些时候,需要将文档全文重新录入系统;
  • 检索困难:不具备文档内容检索功能,知识库的检索严重依赖于内容摘要;
  • 更新及版本管理较难:对于纯文本内容的版本管理,大部分系统均可以实现,对于附件文档的版本管理,大部分依赖于管理者手动进行;
  • 移动端使用体验参差不齐。

SaaS 云服务类

随着云计算的发展,基于 SaaS 云服务的知识库方案已经逐步部署至各个企业当中。在实际应用中,基于 SaaS 的知识库方案体现出以下特点

  • 构建简单:无需额外软硬件资源,无需专业人员维护;
  • 初始化难度参差不齐:部分 SaaS 应用支持各种格式的附件上传,自动建立条目;
  • 检索较便捷:部分 SaaS 应用支持全文检索;
  • 更新及版本管理简单:大部分 SaaS 应用都支持内容条目的历史版本管理功能,能够很方便的就进行版本管理;
  • 移动端使用体验好:SaaS 应用在产品的开发阶段,就会针对和手机、平板等移动设备的使用进行设计和优化,普遍具备良好的移动端使用体验。

3. 印象笔记企业版优势

作为 SaaS 云应用,印象笔记企业版能够让用户非常方便和高效的搭建和使用企业知识库。

  • 存储多种类型的内容及无限存储空间,文字、图片、附件、录音等可永久保存;
  • 智能为单条知识建立关联,通过智能信息推荐引擎,将个人知识与团队知识关联起来,形成全面的知识网;
  • 良好的移动设备使用体验,使用者能够随时随地都能通过企业知识库获得帮助;
  • 强大的检索功能,不仅能搜索笔记文本,还能搜索笔记附件 (PDF、Word、PPT)中的内容,能够最大限度发掘知识。

Part II 如何搭建企业知识库?

1. 成员定义及角色分配

要成功搭建企业知识库,需要对企业中的相关人员的职责进行定义。考虑到对于知识库的使用和管理,可以大致分为以下几类:

  • 知识库管理者:具有最高权限。能够管理整个知识库的结构,更改成员的访问权限以及彻底删除知识条目。对应印象笔记企业版的 Admin,负责管理和维护整个知识库的结构以及知识管理员的权限。
  • 知识管理者:是知识库内知识条目的创造者和维护者。能够编写、发布、更新、整理知识条目。具有印象笔记企业版的 User 权限。
  • 知识使用者:是知识库的主要使用者和碎片信息的收集者。可以浏览被授权访问的知识库内容,并将收集到的碎片信息保存至 “待整理” 笔记本里。具有印象笔记企业版的 User 权限。

2. 知识库中的信息流动

在知识库中,信息的流动按照以下顺序进行:

  • 首先,收集到的知识信息存放在 “待整理” 笔记本里;
  • 其次,知识管理者对知识碎片进行整理、提炼,形成知识条目以后,分类放入相应的知识库笔记本中。
  • 最后,知识使用者就能够在知识库中看到相应的知识条目,并且能够使用电脑、手机、平板等设备将新收集到的知识或者对现有知识的反馈放入 “待整理” 笔记本中。

这样,一个完整的知识创造、知识使用、反馈循环就形成了。

经过对知识库结构的详细分析,我们能够看到,印象笔记企业版可以很好的建立一个高效、轻量、可移动访问的企业知识库。 

3. 笔记本结构及访问权限

 在印象笔记企业版中,我们可以按照信息流的顺序建立以下笔记本,并进行权限分配:

  • 待整理笔记本:用来暂存新收集到的知识碎片,是新知识条目的塑材和灵感来源。这个笔记本将赋予所有的人编辑权限,保证最大的知识收集面。
  • 知识库笔记本:用来存放成型的知识条目,是所有知识最终的存放地。这个笔记本只赋予知识管理者编辑权限,而知识使用者只赋予查看权限。

KB pic

Part III 企业知识库实际操作手册

1. 笔记本命名规则

在建立知识库的过程中,我们遵循以下的原则,以便让整个系统方便易用。

  • 笔记本及笔记的命名规范简单直观。
  • 企业笔记本结构简洁明了,确保用户能很直观的就理解每个企业笔记本的用途。

我们采取如下的笔记本命名规则:“数字编号-知识库-知识所属领域”,例如“02-知识库-印象笔记企业版使用指导”。

2. 笔记本创建与共享

第一步:建立知识库企业笔记本

首先,我们需要按照命名规则建立知识库企业笔记本。

  • 点击左侧边栏的 “笔记本” 图标
  • 在笔记本列表窗口点击左上角的 “新建笔记本”
  • 选择 “企业笔记本”
  • 输入笔记本名:02-知识库-印象笔记企业版使用指导

1a

第二步:将知识库笔记本共享给知识管理者进行编辑

知识库笔记本建立完成后,共享给知识管理者,进行内容初始化。

  • 在笔记本列表找到知识库笔记本,点击最右侧 “共享” 菜单
  • 在下拉菜单中选择 “共享”
  • 在共享框中输入名字,设置 “编辑” 权限,并输入笔记本说明,点击发送
  • 知识管理者就能在群聊窗口接收到共享笔记本

1. 打开共享笔记本窗口

2a

2. 设置接收人及权限

3a

3. 接收人打开笔记本

4a

第三步:将现有文档批量导入企业笔记本

具有编辑权限的知识管理者可以通过导入文件夹的方式,将本地文档批量导入知识库笔记本,这样能够方便快捷的进行知识库初始化。

  • 点击客户端 “工具” 按钮,选择 “导入文件夹”
  • 点击 “添加”,并在弹出窗口中点击 “文件夹”,选择要导入的本地文件夹,选择 “保留来源”
  • 点击 “笔记本”,选择目标企业笔记本
  • 点击 “确定”,就会自动导入文件夹中的所有文件,并以文件名为名逐个文件建立企业笔记
  • 在笔记本中使用 Control+A,全选所有笔记,在右侧窗口中选择 “创建目录”,建立笔记本内容目录

1. 进入导入文件夹菜单

5a

2. 选择要导入的本地文件夹

6a

3. 选择目标企业笔记本

7a

4. 本地内容会自动导入

8a

5. 导入完成后建立目录

9a

6. 通过目录笔记,能够快速跳转到目标笔记

10a

第四步:发布笔记本至企业

在完成知识库内容初始化以后,将笔记本发布至企业,以便所有人使用。

  • 进入笔记本列表,点击企业笔记本右侧 “共享” 按钮,选择 “发布笔记本”
  • 点击 “发布”,进入发布设置页面
  • 输入笔记本说明,设置权限为 “查看” 权限,点击 “发布”,即发布成功

1. 选择发布企业笔记本

11a

2. 进入发布菜单

12a

3. 进行发布设置并发布企业笔记本

13a

第五步:加入发布的知识库笔记本

企业其他人员,可以通过加入发布的知识库笔记本,来快速获取知识内容。

  • 点击左侧边栏的企业主页
  • 选中发布的知识库笔记本,并选择加入
  • 加入以后,就能浏览知识库笔记本的内容

1. 进入企业主页并打开企业笔记本列表

14a

2. 在列表中找到企业笔记本并加入

15a

3. 加入后,企业笔记本会显示在左侧边栏,并能随时进入并使用

16a

企业版「奖励推荐」计划
成功推荐团队/公司购买印象笔记企业版 5 个及以上席位(月付或年付),即可享受多重奖励。
 
推荐人
 
1. 价值 288 元 Moleskine 经典智能笔记本
2. 3 个月印象笔记高级帐户
3. 智能贴纸一套
 
团队/公司
 
1. 享受“买一年,送三个月”专属推荐优惠
2. 价值 3000 元企业版部署培训

 点击这里或扫描/长按识别二维码,立即参与企业版「奖励推荐」计划

1457321411

business

印象笔记企业版

打造团队知识库,让协作更便捷

购买咨询
查看更多故事: '企业版'