高效的团队,从无纸化办公开始

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高效的团队,从无纸化办公开始

印象笔记团队 2015/03/03

印象笔记团队 2015/03/03

在你的办公室里,是否会有各种各样的纸张堆满角落?你是否也因资料繁多、散落各处、查找困难而烦恼?印象笔记企业版将为你解决这些问题。

印象笔记企业版是一个 “云端文件柜”,帮你将散落各处的文档汇聚在一起,并快速和团队成员共享。

立即通过企业版搭建一个无纸化的工作空间,让团队效率再创高峰。

一、搭建团队工作空间

印象笔记企业版通过企业笔记来存储各类工作文件,通过企业笔记本来整理文件。笔记本相当于电脑硬盘上的文件夹,笔记相当于文件夹内的各类文档。

在准备将纸质和电子文档存储到印象笔记之前,首先应搭建一个清晰的笔记本架构,以有序地存放这些资料。

例如,借鉴电脑上使用文件夹管理资料的方法,来设计笔记本和笔记架构:

电脑:

  • 1 级文件夹:销售资料
    • 2 级文件夹:PDF 文档
    • 2 级文件夹:打印资料

印象笔记企业版:

  • 笔记本:销售资料
    • 笔记:PDF 文档(标签:销售资料-PDF)
    • 笔记:打印资料(标签:销售资料-打印)

请参阅【绝对干货】部署企业版3步曲 ,获取得多部署团队工作空间的技巧。

二、扫描纸质文档

扫描各类纸质文档到印象笔记企业版,既能有效避免纸质文件堆积,又能让资料便于搜索和共享。

纸质文件可以通过印象笔记移动客户端上的扫描摄像头、扫描宝APP、ScanSnap 扫描仪,快速、整洁、有序地扫描进印象笔记,转变为可以搜索和共享的笔记。

1. 印象笔记移动客户端

在手机、平板上打开印象笔记,点击 “拍照” 功能,即可开始扫描。有以下几种不同的模式供选择:

1.1 拍照

适合拍摄头脑风暴时的白板记录,将灵感快速收藏进印象笔记,永久留存。

photo

1.2 扫描

适合扫描发票、合同等各类纸质材料。独特的扫描技术,强化文字与背影的反差,让文字显示更为清晰。

扫描的资料以图片格式保存。作为企业用户,图片内的手写和印刷文字,皆可搜索得到。

scan

1.3 名片

适合扫描名片。名片扫描摄像头可自动识别名片边缘,只需几秒即可将名片数字化,保存为一条可以搜索的联系人笔记。

如果在印象笔记中绑定 Linkedin 帐户,扫描名片后,还会自动获得名片主人在 Linkedin 的个人资料和头像照片等信息。

biz card

1.4 报事贴®便条纸

专门为扫描报事贴®便条纸而开发的功能。随手在报事贴®便条纸记下的客户联系方式、会议时间地点等重要信息,可轻松保存到印象笔记。

扫描的报事贴®便条纸以图片格式保存。作为企业用户,图片内的手写和印刷文字,皆可搜索得到。

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2. 印象笔记扫描宝

扫描宝是印象笔记全新推出的 iOS 应用,它是迄今为止 iPhone 和 iPad 上最快的扫描应用。小到一张发票,大到一摞文件,都可以通过扫描宝快速保存到印象笔记,并轻松实现共享。

  • 最快扫描:只要对准纸质文件,无需手动操作,立即完成扫描;
  • 最快优化:自动增强对比、纠正倾斜,让文字清晰分明;
  • 最快查看:扫描文件罗列在屏幕下方,方便随时查看编辑;
  • 最快分享:一键发送扫描文件到微信、邮件;
  • 最快保存:一键保存到印象笔记,电脑移动客户端即时同步。

scanner

3. ScanSnap 扫描仪

ScanSnap 无线扫描仪是一款会自动归档的扫描仪。你可以同时将名片、照片、收据等放在一起扫描,ScanSnap 会自动识别各类文件,并分别归档到印象笔记的名片、照片、收据笔记本中。

扫描宝和 ScanSnap 扫描仪一起使用,扫描流程将更为简单、快捷。

扫描宝会通过 WiFi 自动查找并连接 Scan Snap 无线扫描仪,连接成功后,点击手机上的 “开始扫描” 按钮,就可以回到办公桌旁安心工作,各类纸质文件瞬间自动扫进手机。

scansnap

三、汇聚电子文档

除了纸质文档,将散落于各个团队成员电脑上的电子文档通过印象笔记汇聚在一起,能够实现资源的优化配置,提升团队资源的使用效率。

电子文档则可以从电脑文件夹里直接拖拽到印象笔记,以附件的形式保存在笔记中。作为企业用户,附件文档里的内容,也可搜索得到。

示例,将 “网站设计” 项目相关资料备份到印象笔记的具体操作步骤:

  1. 创建企业笔记本,命名为 “项目-网站设计”;
  2. 将项目相关资料直接拖拽到笔记本中。
  • Mac: 先为每个资料创建一条笔记,再将资料直接拖拽进笔记
  • Windows: 无需提前创建笔记,直接将资料拖拽进笔记本,印象笔记会自动为每个资料创建一条笔记

move

小窍门

★ 拖拽到印象笔记的资料,只是电脑资料的复本,并不会对存放在电脑文件夹里的资料产生任何影响。

★ Word、Excel 等类型的附件文档,双击即可直接在笔记中打开并进行编辑,编辑后修改会自动保存到笔记里。

四、共享团队文档

将纸质文档和电子文档存储在印象笔记后,可以通过 “工作群聊” 或 “企业主页” 和同事共享。

1. 工作群聊

“工作群聊” 可以让你灵活选择将内容共享给一人或多人,并针对单条笔记设置权限。共享权限分为 “可以查看”、“可以编辑” 和 “可以编辑和邀请” 三种。

  • 如果选择 “可以查看”,则其他同事只有查看内容,无法修改;
  • 如果选择 “可以编辑”,他们可以直接对笔记内容进行修改;
  • 如果选择 “可以编辑和邀请”,则其他同事不但能编辑笔记,还可以将笔记共享给其他人。

workchat

2. 企业主页

“企业主页” 是一个丰富的企业知识库,将笔记本发布到 “企业主页” 后,汇聚了所有加入企业帐户的同事都可以看到。

发布笔记本到 “企业主页” 的具体操作步骤:右键点击企业笔记本,选择 “发布笔记本” (Windows 版选择 “共享设置”) ,即可将发布给全公司同事。

你也可以在 “企业主页” 浏览同事的个人资料,并查看和加入他们的共享笔记本:在 “企业主页” 选择感兴趣的笔记本,点击 “加入”,此笔记本就会出现在你的笔记本列表中。

bizhome

通过企业版搭建一个无纸化的工作空间,让团队知识触手可及,能够便捷成员间的协作,最终提升团队整体的工作效率。赶快行动吧!


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