高效会议是如何炼成的?

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高效会议是如何炼成的?

印象笔记团队 2015/01/15

印象笔记团队 2015/01/15

工作中总免不了要开会,但是许多会议都是低效甚至是浪费时间。那么该如何解决这一问题呢?既然会议无法取消,不如想想办法来提高会议效率。

会前准备要做足


1、创建会议议程

有些参会人员虽置身会议中,但不知道自己为什么要参会,也不知道要讨论什么。想让会议更高效?会议议程必不可少。

使用印象笔记企业版不但能快速创建会议议程,还可将议程快速分享给每位参会人员。让每个人的会议时间都得到充分利用。

创建一条笔记,以会议时间和会议主题命名。

在笔记正文部分,列出以下几方面内容:

  • 会议目标
  • 预期结果
  • 议题清单
  • 工作分配

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小窍门

★ 印象笔记企业版的 “推荐内容” 可自动为你推荐议程相关内容:个人笔记本及团队共享笔记本中的相关笔记会自动显示在下方。帮助参会人员对会议有更多了解。

2、聚集各类会议资料

开会时免不了要讨论一些项目文件或是财务报表。提前将这些文件汇聚在一处,会议期间可快速找到。

使用印象笔记企业版创建完会议议程后,添加各类附件:PDF、Word文档、Excel 报表等。在笔记里,即可将这些文件直接打开。

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小窍门

★ 印象笔记企业版的搜索功能更强大,不但能识别图片文字,还能搜索笔记附件里的 PDF、Excel、Word 等各类文档内容。

3、分享会议议程

提前与参会人分享会议议程,让大家提前做准备,更高效地参与会议讨论。

使用印象笔记企业版,可选择将议程在团队范围内共享,或发布到企业主页,让全公司的同事都可浏览。

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小窍门

★ 共享议程笔记时,可给予他人修改笔记的权限。这样,参会人员都可编辑此议程,将他们的反馈写在里面。

★ 在企业版使用工作群聊,可让共享议程和获取反馈更便捷。共享的内容会出现在群聊对话框中,方便对方查找和打开,并快速给予反馈。

4、设置会议提醒

想确保每个人都能对会议内容了然于胸?你可以为笔记添加提醒,提前一天提醒参会人员,在会前花点时间浏览会议议程,更加明确会议目标。

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小窍门

★ 点击笔记右上角的闹钟图标,即可设置提醒的日期和时间。

会议过程更高效


5、开启演示模式

工作里的日常会议,其实用不着花费大量时间做 PPT。

通过印象笔记企业版的演示模式即可直接以精美版式全屏演示你的会议议程。如果笔记里有图片、表格或是其他文件也无需担心,这些内容都会全屏显示。

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小窍门

★ 企业版演示模式内置的荧光笔,能帮你轻松圈出重点,引起大家的注意力。如果接到外部显示器,你还可边显示边做笔记,显著提高会前、会中、会后的工作效率。

6、添加会议记录

每次开会时,记得请记录员在共享议程底部记录会议内容。

可以直接将文字写在印象笔记中,也可以使用印象笔记移动客户端的扫描摄像头功能,将手写笔记或白板笔记拍成图片,保存到印象笔记中。

在企业版中,这些图片内容日后都可快速被搜索到。

建议记录的内容包括:

  • 会议讨论录音
  • 白板拍照
  • 手写笔记
  • 写在报事贴®便条纸的点子

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小窍门

★ 如有多位成员做会议记录,你可以合并这些笔记并添加到议程笔记中。

★ 温馨提示:在使用印象笔记进行录音前,请事先征得对方许可。

会后行动更实际


7、勾选复选框

通常在会议结束后参会者都要跟进后续项目任务。想要完美达成目标?试试复选框功能。

在会议议程添加复选框,写下每个人的待办事项。团队成员完成任务后可以到笔记中勾选相关任务,无需专门发送邮件,团队就能通过笔记查看项目状态。

如果某项任务有时间要求,还可以添加提醒告知团队成员最后的完成日期。

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